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afterbuy:belegexport [2016/01/15 11:30] – [Allgemeine Funktionsweise der Schnittstelle] jerawiki | afterbuy:belegexport [2018/08/22 16:29] – carina | ||
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====== Afterbuy Datev Beleg Export ====== | ====== Afterbuy Datev Beleg Export ====== | ||
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===== Allgemeine Funktionsweise der Schnittstelle ===== | ===== Allgemeine Funktionsweise der Schnittstelle ===== | ||
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Belege, die in die Schnittstelle eingelesen werden, werden von der Schnittstelle im Hintergrund archiviert. Dies spielt für den Belegexport und den anschließenden Import in die Finanzbuchhaltung zuerst einmal keine Rolle.\\ | Belege, die in die Schnittstelle eingelesen werden, werden von der Schnittstelle im Hintergrund archiviert. Dies spielt für den Belegexport und den anschließenden Import in die Finanzbuchhaltung zuerst einmal keine Rolle.\\ | ||
- | Werden aber Zahlungen, sei es Paypal- oder Amazon-Zahlungen verarbeitet. Sucht die Schnittstelle zuerst in dieser Archiv-Datei nach den passenden Belegen, bzw. nach dem Debitor, mit dem der Beleg verbucht wurde und nach Auftrags- und Rechnungsnummern. Findet die Schnittstelle hier keinen Beleg, greift sie über die Afterbuy-XML Schnittstelle direkt auf Afterbuy zu. Da Afterbuy keine Zugriffe zur Verfügung stellt, mit denen man direkt nach einer PayPal-Transactions-Nummer oder Amazon-Order-ID suchen kann, muss die Schnittstelle alle Beleg eines Zeitraums einlesen und vergleichen. Dies ist zeitaufwendig. Es empfiehlt sich daher immer, bevor man z.B. die PayPal-Zahlungen des Januars | + | Werden aber Zahlungen, sei es Paypal- oder Amazon-Zahlungen verarbeitet, sucht die Schnittstelle zuerst in dieser Archiv-Datei nach den passenden Belegen, bzw. nach dem Debitor, mit dem der Beleg verbucht wurde und nach Auftrags- und Rechnungsnummern. Findet die Schnittstelle hier keinen Beleg, greift sie über die Afterbuy-XML Schnittstelle direkt auf Afterbuy zu. Da Afterbuy keine Zugriffe zur Verfügung stellt, mit denen man direkt nach einer PayPal-Transactions-Nummer oder Amazon-Order-ID suchen kann, muss die Schnittstelle alle Beleg eines Zeitraums einlesen und vergleichen. Dies ist zeitaufwendig. Es empfiehlt sich daher immer, bevor man z.B. die PayPal-Zahlungen des Januars |
<color red>Die Schnittstelle archiviert diese Belege und kann sich auch nach einem Neustart der Schnittstelle an diese erinnern.</ | <color red>Die Schnittstelle archiviert diese Belege und kann sich auch nach einem Neustart der Schnittstelle an diese erinnern.</ | ||
Wenn Sie die Trefferquote im Archiv erhöhen wollen, ist es sinnvoll, auch einen Afterbuy-XML-Export Datei für den Februar zu erstellen, da im Allgemeinen zu einigen Zahlungen des Januars erst im Februar die Rechnung erstellt werden. | Wenn Sie die Trefferquote im Archiv erhöhen wollen, ist es sinnvoll, auch einen Afterbuy-XML-Export Datei für den Februar zu erstellen, da im Allgemeinen zu einigen Zahlungen des Januars erst im Februar die Rechnung erstellt werden. | ||
- | Sie müssen für den Februar keinen Datev Export erstellen, nur die einmal den "Beleg Import" | + | Sie müssen für den Februar keinen Datev Export erstellen, nur einmal den "Beleg Import" |
Afterbuy lässt es leider nicht zu, alle „ausgeblendeten Belege“ per XML-API zu exportieren. Deshalb müssen Sie zuerst einen Dynamischen Export in Ihrem Afterbuy Account anlegen. Diesen kann dann die Schnittstelle importieren. | Afterbuy lässt es leider nicht zu, alle „ausgeblendeten Belege“ per XML-API zu exportieren. Deshalb müssen Sie zuerst einen Dynamischen Export in Ihrem Afterbuy Account anlegen. Diesen kann dann die Schnittstelle importieren. | ||
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===== Erstellen des Dynamischen Exports ===== | ===== Erstellen des Dynamischen Exports ===== | ||
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Loggen Sie sich bitte mit Ihrem Afterbuy Account auf der Afterbuy-Webseite ein. \\ | Loggen Sie sich bitte mit Ihrem Afterbuy Account auf der Afterbuy-Webseite ein. \\ | ||
Wählen Sie in der Menüleiste unter „Im-/ | Wählen Sie in der Menüleiste unter „Im-/ | ||
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Konfigurieren Sie bitte die folgende Exportvorlage. Wir haben die Vorlage „Afterbuy2Datev genannt. Sie können aber auch einen anderen Namen wählen. \\ | Konfigurieren Sie bitte die folgende Exportvorlage. Wir haben die Vorlage „Afterbuy2Datev genannt. Sie können aber auch einen anderen Namen wählen. \\ | ||
Konfigurieren Sie bitte folgende Parameter: | Konfigurieren Sie bitte folgende Parameter: | ||
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* Wählen Sie alle Felder für den Export aus (außer die Felder FreiFeld1 … X) | * Wählen Sie alle Felder für den Export aus (außer die Felder FreiFeld1 … X) | ||
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Folgende Felder werden nicht benötigt: | Folgende Felder werden nicht benötigt: | ||
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Speichern Sie die Vorlage (rechts oben in der Vorlage entweder „Vorlage anlegen“ oder „Speichern“)\\ | Speichern Sie die Vorlage (rechts oben in der Vorlage entweder „Vorlage anlegen“ oder „Speichern“)\\ | ||
Die Vorlage erscheint daraufhin in der Übersicht.\\ | Die Vorlage erscheint daraufhin in der Übersicht.\\ | ||
- | Sie können nun en Export starten, indem Sie auf das rote Kreuz klicken. Diese wird daraufhin zu einem grünen Hacken. | + | Sie können nun den Export starten, indem Sie auf das rote Kreuz klicken. Diese wird daraufhin zu einem grünen Hacken. |
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Den Export können sie, nachdem der Export beendet ist unter „Abgeschlossene Exporte“ downloaden. | Den Export können sie, nachdem der Export beendet ist unter „Abgeschlossene Exporte“ downloaden. | ||
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Die Datei, die Sie geladen haben, müssen Sie noch entpacken. | Die Datei, die Sie geladen haben, müssen Sie noch entpacken. | ||
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===== Belege in die Schnittstelle einlesen ===== | ===== Belege in die Schnittstelle einlesen ===== | ||
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Wählen Sie soeben geladenen und entpackte Datei aus und drücken Sie auf den Button „Afterbuy Belege importieren“. | Wählen Sie soeben geladenen und entpackte Datei aus und drücken Sie auf den Button „Afterbuy Belege importieren“. | ||
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Die Belege werden nun importiert und anschließend archiviert.\\ | Die Belege werden nun importiert und anschließend archiviert.\\ | ||
Dies ist wichtig für die Konvertierung der PayPal-Kontoauszüge und Amazon Zahlungsberichte. \\ | Dies ist wichtig für die Konvertierung der PayPal-Kontoauszüge und Amazon Zahlungsberichte. \\ | ||
Es können nur die Zahlungen den Rechnungen zugeordnet werden, deren Rechnungen auch der Schnittstelle bekannt sind. | Es können nur die Zahlungen den Rechnungen zugeordnet werden, deren Rechnungen auch der Schnittstelle bekannt sind. | ||
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==== Verkäufe ohne Rechnungsnummern ==== | ==== Verkäufe ohne Rechnungsnummern ==== | ||
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Wurden fehlerhafte Belege gefunden, können Sie sich diese mit der Lupe anschauen.\\ | Wurden fehlerhafte Belege gefunden, können Sie sich diese mit der Lupe anschauen.\\ | ||
- | In jedem Verkauf der XML Datei ist eine Summe des Gesamtbelegs gespeichert. Weicht diese Summe vom von der Schnittstelle errechneten Summe des Belegs ab. wird dieser Beleg als fehlerhaft markiert. | + | In jedem Verkauf der XML Datei ist eine Summe des Gesamtbelegs gespeichert. Weicht diese in Afterbuy gespeicherte |
Meist sind dies Belege die nachträglich manipuliert, | Meist sind dies Belege die nachträglich manipuliert, | ||
Sie sollten auf jeden Fall kontrollieren, | Sie sollten auf jeden Fall kontrollieren, | ||
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