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Vario 2 DATEV Dokumentation
Vario 2 DATEV
Vario 2 DATEV "Premium"
Mit der Version „Premium“ können Rechnungen und Gutschriften direkt aus Vario an den Steuerberater exportiert werden. Dabei werden die Daten über eine Kontenumsetzung mit der individuellen DATEV-Debitorennummer übergeben. Lieferungen in das EU-Ausland oder in Drittländer (z.B. Schweiz, USA, etc.) werden auf die richtigen Erlöskonten gebucht.
Vario 2 DATEV "Extended"
Mit der Version „Extended“ können Rechnungen und Gutschriften direkt aus Vario an den Steuerberater exportiert werden. Dabei werden die Daten über eine Kontenumsetzung mit der individuellen DATEV-Debitorennummer übergeben. Lieferungen in das EU-Ausland oder in Drittländer (z.B. Schweiz, USA, etc.) werden auf die richtigen Erlöskonten gebucht. PayPal-Kontoauszüge und Amazon-Transaktionszusammenfassungen können zusätzlich verbucht werden. Die Zahlungen werden mit Vario abgeglichen und die entsprechenden Belegnummern in der Buchung eingetragen. Dadurch können die offenen Posten in der Finanzbuchhaltung verbucht werden. Buchungen werden ebenfalls für alle PayPal- oder Amazon Gebühren erzeugt.
Hier geht's zum Shop: 
Weiter zu: Installation der Schnittstelle
Installationsanweisung
Installation
Installation der Vario2Datev-Setup.exe
Starten Sie bitte das Programm „Vario2Datev-Setup.exe“.
Wenn die Installationsdatei auf einem Netzlaufwerk befindet, öffnet sich zuerst einen Sicherheitshinweis von Windows.
Bestätigen Sie diesen bitte mit „ja“.
Es öffnet sich der in Abbildung 1 dargestellte Setup Assistent. Wenn Sie das Programm installieren möchten, klicken Sie bitte den Button „Weiter“ an.
Wenn Sie das Programm installieren möchten drücken Sie den „Weiter“ Button.
Sie können nun das Programmverzeichnis auswählen, in das das Programm installiert werden soll.
Wählen Sie nun die Komponenten aus, die installiert werden sollen.
Nun können Sie den Namen des Ordners auswählen, der im Startmenü erscheinen soll.
Nun können Sie die Installation starten.
Die Schnittstelle wird nun installiert…..
Der erste Teil der Installation ist nun abgeschlossen.
Im nächsten Schritt müssen Sie die Schnittstelle konfigurieren.
Download der aktuellen Dokumentation
Die Dokumentation wird im aktuellen Stand nun direkt auf unserer Wiki Seite erzeugt. Der Fortschritt dieses Vorgangs sieht wie folgt aus:
Erstellen der Dokumentation
Empfangen der Dateiinformationen
Download der PDF-Datei
Virenscanner und Admin-Rechte
Unter Umständen ist es nötig, den Virenscanner bei der Installation zu deaktivieren.
z.B.:
- Avast
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Avast Zeichen in der Taskleiste und deaktivieren Sie den Virenscanner für 10 Minuten.
- Admin-Rechte
Oder Sie müssen die Installation mit „Administrator Rechten“ ausführen.
Weiter zu: Vario Einstellungen
Zurück zu: Vario 2 Datev
Allgemeine Einstellungen
Vario Einstellungen
(Finden Sie im Menü unter „Setup / Vario-Einstellungen“)
Belege
Beleg Präfix
Die Schnittstelle überträgt Rechnungen und Gutschriften. Um diese später im DATEV unterscheiden zu können, hinterlegen Sie hier bitte ein Präfix.
Damit wird z.B.: aus der Rechnung „123“ im Datev „RE-123“,
aus der Gutschrift „123“ die Gutschrift „GU-123“,
aus einem Auftrag „123“ der Auftrag „AU-123“.
Nachkommatstellen
Sie können einstellen, mit wie vielen Nachkommastellen die Preise übertragen werden sollen.
Diese Einstellung ist wichtig, um Rundungsdifferenzen zu vermeiden.
Lesen Sie hierzu auch: Belege und die Rundung
Beleg-Nr. verändern
- Beleg-Nr. ab Position
Datev kann nur 12 Zeichen im Belegfeld 1 verarbeiten. Deshalb ist es unter Umständen nötig, die Rechnungsnummern zu verändern, bzw. zu verkürzen:
Mit dieser Option kann z.B.: aus 2017-12345678 → die Belegnummer 12345678 werden.
Sonst würde Datev die letzte Ziffer abschneiden, d.h. es würde aus 2017-12345678 → 2017-1234567 und damit würden 10 gleiche Belegnummern erzeugt. - Alle Buchstaben aus der Beleg-Nr. entfernen
Mit dieser Option kann z.B.: aus Rech-12345678 → die Belegnummer 12345678 werden.
zusätzliche Optionen
* Nur gebuchte Belege exportieren
Sie können entweder alle in Vario vorhandene Belege exportieren
oder nur die Belege, die in Vario auch verbucht sind.
- Alle Beleg-Positionen anzeigen
Normalerweise werden Belegposition mit der Menge 0 nicht in der Schnittstelle angezeigt, Falls Sie auch diese Positionen sehen und kontrollieren möchten, können Sie dies mit dieser Option aktivieren. - Gutschriften mit positivem Vorzeichen buchen
Mit dieser Option drhen Sie das Vorzeichen der Gutschriften umdrehen. - Rundungsdifferenzen ausbuchen
Treten bei Ihnen Rundungsdifferenzen auf, können Sie diese auch automatisch ausbuchen.
Gehen Sie mit dieser Option sorgsam um, fehlerhafte Belege werden so nicht mehr gefunden
Externe Belegnummer
Es ist nun möglich in den Beleg-Zusatzfeldern die externe Belegnummer zu speichern. Die Schnittstelle berücksichtigt diese bei der Zuordnung der Zahlungen. Wenn Sie über eine eigene Schnittstelle Belege importieren, kann es sein, dass Sie diese manuell nachtragen und anpassen müssen.
Kundendaten
Kundennummer des Belegexports
Die Kundennummer wird in Vario an zwei Stellen abgelegt.
1. Im Kundenstamm
2. Im Auftrag
Normalerweise sind beide Kundennummern identisch. Es ist jedoch möglich, nachträglich die Kundennummer im Kundenstamm zu ändern. Hier können Sie entscheiden, welche Kundennummer die Schnittstelle für den Export berücksichtigen soll.
Datev
- Kundennamen des Belegs nicht an Datev übergeben
Noramlerweise trägt die Schnittstelle den Namen des Kunden im Buchungstext der Erlösbuchung ein.
Dies können Sie hier unterdrücken. - Alle Buchstaben aus der Kundennummer entfernen
Damit wird aus KN123456 → 123456
Vario Firebird-Server und Datenbank Einstellungen
Für die Verbindung zu Ihrer Vario Datenbank benötigt die Schnittstelle drei Angaben:
- Ort der Datenbank
- Port über den Zugriffen werden soll
- Benutzernamen
- Passwort
- Role
- Version des Firebird Servers (in der Regel 3.x)
Wenn Sie keinen Veränderungen an dem Benutzern und Passwörtern vorgenommen haben, lauten diese:
Benutzer: ODBC
Passwort: odbc
Role: VF_USER_RO
In der neusten Version von Vario müssen Sie den ODBC Benutzer zuerst aktivieren.
Beachten Sie bitte, dass dies Änderung erst aktiv wird, wenn der Server neu gestartet wurde.
Weiter zu: Fibu Einstellungen
Zurück zu: Installation
Fibu Einstellungen
DATEV-Einstellungen
Finden Sie im Menü unter Setup/Fibu/DATEV
Allgemeine Einstellungen
Finden Sie im Menü unter Setup/Fibu/DATEV/Allgemeine Einstellungen
Beraternummer / Mandantennummer
Beraternummer:
Die Beraternummer Ihres Steuerberaters wird von der Firma DATEV individuell für Ihren Steuerberater vergeben.
Sie können diese Nummer bei Ihrem Steuerberater erfragen. Die Nummer hat maximal 7 Stellen.
Mandantennummer: Die Mandantennummer vergibt Ihr Steuerberater selbst. Sie können diese Nummer bei Ihrem Steuerberater erfragen. Die Nummer hat maximal 7 Stellen.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass DATEV die Beraternummer und die Mandantennummer als Ordnungsbegriffe analog der Leistung der Buchführung behandelt.
Sachkontenlänge
Die Sachkontenlänge dient dazu, festzulegen, wie viele Stellen Ihre Sachkonten und Personenkonten (Debitoren und Kreditoren)
im DATEV haben. Hierbei würde „4 stellige Sachkonten / 5 stellige Debitoren“ bedeuten, dass Ihnen vierstellige Sachkonten und fünfstellige Personenkonten
im Kontenrahmen zur Verfügung stehen. Entsprechend würde „5 stellige Sachkonten / 6 stellige Debitoren“ fünfstellige Sachkonten und sechsstellige Personenkonten
bedeuten. Die Schnittstelle unterstützt diese Systematik bis zu achtstelligen Sachkonten und neunstelligen Personenkonten.
Wenn in DATEV und in der Schnittstelle unterschiedliche Längen für die Konten eingetragen sind, wird von DATEV folgende Fehlermeldung ausgegeben:
CSV-Dateien Export
Sie haben folgende Optionen:
- belassen
Die beiden erstellten .csv-Dateien werden nicht gezippt und liegen im Exportpfad für Sie bereit. Wenn Sie die .csv-Dateien noch einmal erstellen möchten werden Sie darauf hingewiesen, dass sich in Ihrem Export-Verzeichnis noch Dateien befinden. Sie werden gefragt ob die Dateien gelöscht werden sollen. Klicken Sie auf „nein“ wird der Erstellvorgang abgebrochen, die Schnittstelle hat nun keine neuen .csv-Dateien erstellt. Klicken Sie auf „ja“ werden die alten Dateien im Export-Verzeichnis gelöscht und durch neue Dateien ersetzt.
- zippen
Die erstellten Dateien werden gezippt. Sie sind damit komprimiert und eignen sich besser zum Versenden an den Steuerberater. Wenn Sie den Export noch einmal erstellen, wird der neuen Datei eine Versionsnummer (z.B. „V1“) angefügt, die alte .zip-Datei bleibt bestehen.
- zippen und belassen
Hier werden beide Funktionen vereint. Die .csv-Dateien liegen gezippt und ungezippt für Sie bereit. Bei einem erneuten Export werden Sie darauf hingewiesen, dass sich in Ihrem Export-Verzeichnis noch Dateien befinden. Sie werden gefragt ob die Dateien gelöscht werden sollen. Klicken Sie auf „nein“ wird der Erstellvorgang abgebrochen, die Schnittstelle hat nun keine neuen .csv-Dateien und keine .zip Datei erstellt. Klicken Sie auf „ja“ werden die alten .csv-Dateien im Export-Verzeichnis gelöscht und durch neue Dateien ersetzt. Die .zip Dateien bleiben allerdings bestehen, ihnen wird eine Versionsnummer (z.B. „V1“) hinzugefügt.
Export Pfad
Hier tragen Sie bitte den Pfad ein, unter welchem die DATEV-Dateien abgelegt werden sollen.
Länderkennzeichen
Hier haben Sie die Möglichkeit „DE“ als Länderkennzeichen in der DATEV-Datei nicht zu übertragen.
Zusatzoption: Helgoland als Drittland
Die Insel Helgoland ist aus steuerlicher Sicht wie ein Drittland zu behandeln, es wird dort keine Mehrwertsteuer fällig.
Falls Sie nach Helgoland verkaufen, sollten Sie unter „Zusatzoptionen“ „Helgoland als Drittland“ auswählen.
Postversandformat anzeigen
Bitte beachten Sie: DATEV hat zum 01.01.2018 das Postversandformat abgekündigt
Falls Sie dieses Format trotzdem weiterhin verwenden möchten, können Sie den Button unter „Zusatzoptionen“ wieder freischalten.
Setzen Sie den Haken und speichern Sie die Einstellung ab. Wenn Sie das Setup nun wieder öffnen erhalten Sie Einstellungsmöglichkeiten für die Postversanddateien.
Einstellungen Postversand (von DATEV abgekündigt)
Sie können die Postversanddatei unter Setup/Fibu/DATEV/Postversand mit einem Passwort versehen.
Sie müssen dieses Passwort unbedingt Ihrem Steuerberater mittteilen.
Nur dann kann Ihr Steuerberater die Postversanddatei einlesen. Dieses Passwort schützt Ihre Daten vor dem Zugriff unbefugter Personen.
Geben Sie Ihre DFV-Kennzeichen (Namenskürzel) an und ein Passwort mit bis zu 4 Buchstaben und Zahlen, jedoch ohne Sonderzeichen.
Log Datei
Zusätzlich zur Postversanddatei erzeugt die Schnittstelle eine LOG-Datei. In dieser wird der Inhalt der Postversanddatei mitprotokolliert. Die Protokolldatei kann mit einem Editor geöffnet und überprüft werden. Es ist auch möglich diese Datei im .csv-Format auszugeben, um sie anschließend mit EXCEL zu öffnen. Wenn Sie bei der Beschriftung der Sachkonten das Länderkennzeichen nicht übertragen wollen, aktivieren Sie bitte die dafür vorgesehene Option.
EXTF Format
Unter Setup/Fibu/DATEV/CSV/EXTF Format können Sie Einstellungen am CSV/EXTF Format vornehmen.
Sie haben hier die Möglichkeit die Vorbelegung einiger Felder zu definieren.
- Herkunfts-Kennzeichen
2 frei wählbare Zeichen.
Beim Import wird das Herkunfts-Kennzeichen durch „SV“ (= Stapelverarbeitung) ersetzt. - Exportiert von (Benutzer)
25 Zeichen.
Beim Export aus einem DATEV pro-Rechnungswesen-Programm wird der Benutzername des Users exportiert, der den Export durchgeführt hat. - Diktatkürzel
2 frei wählbare Zeichen.
Beispiel: MM = Max Mustermann
Beim Export aus einem DATEV pro-Rechnungswesen-Programm wird das Diktatkürzel aus dem exportierten Buchungsstapel verwendet. - Startmonat des Wirtschaftsjahrs
Tragen Sie hier bitte den Startmonat Ihres Wirtschaftsjahres ein, falls Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr haben.
EXTF CSV Version
Sie haben hier die Möglichkeit das EXTF Format in unterschiedlichen Versionen zu exportieren.
- Version 5.1
Das wichtigste Merkmal dieser Version, ist die Beschränkung des Belegfelds auf 12 Zeichen. - Version 7.0
In dieser Version können die Belegfelder 36 Zeichen beinhalten.
Zusatzeinstellungen (Addisson, Lexware...)
* Mit der Option „Die Länderkennung zusätzlich in die Spalte „Zusatzinformation- Inhalt 1“ schreiben“ können Sie die Länderkennung zusätzlich in die Zusatzinformationen schreiben.
- WKZ / Währungskennzeichen immer mit ausgeben (für Lexware)
Normanlerweise wird im „DATEV Format“ nur eine Währungskennzeichen für andere Währungen übergeben. Kein Währungskennzeichen wird immer als EUR interpretiert.
Für Lexware muss auch EUR mit übergeben werden. - Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten Adressatentyp nur Unternehmen (für Lexware)
Es gibt im DATEV Format unterschiedliche Typen „Firma“, „Person“, …
Die aktuelle Version von Lexware kann nur die Firma korrekt verarbeiten - Belegfeld-Länge nicht auf 12 limitieren
Bei DATEV ist die Belegfeldlänge auf 12 limitiert, andere Anbieter können durchaus längere Belegfeldlängen verwenden.
Weiter zu: Personenkonten
Zurück zu: Fibu Einstellungen
Personenkonten
(Finden Sie im Menü unter „Setup / DATEV-Einstellungen / Personenkonten„)
Debitorenzuordnung
Ab der Version Premium können die Personenkonten zusätzlich mit einer Regel umgesetzt werden. Sie können hier auswählen, ob eine feste Konto-Nummer verwendet werden soll oder ob diese mit folgender Regel umgesetzt werden sollen (z.B. wenn Sie numerische Kundennummern im Webshop haben):
Kunden Nr. + x = Datev Konto
Hierbei ist der Wert von x frei wählbar.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit durch Setzen eines Häkchens in der Checkbox „Debitorenkonten aus dem Vario-Kundenstamm“ zu übernehmen.
Diese Regel hat immer Vorrang, d.h. ist in den Vario Kundenstammdaten ein Debitor hinterlegt, wird dieser zuerst berücksichtigt.
Auf diese Weise können Sie auch Debitorennummern für z.B.: die Anfangsbuchstaben des Nachnamens einrichten.
Sie müssen hierfür nur bei der Anlage der Kundenstammdaten, die entsprechende Debitorennummer vergeben (siehe Bild oben).
Vario Payment <-> Personenkonten
Sie können so einer Zahlungsart einen Debitor zuordnen. Es werden damit also z.B. alle Belege, die die Zahlungsart Amazon eingetragen haben, mit dem Debitorenkonto 65000 gebucht.
Weiter zu: Sachkonten Verkauf
Zurück zu: Vorlauf Parameter
Sachkonten in der Schnittstelle verwalten
(Finden Sie im Menü unter „Setup / Datev-Einstellungen / Sachkonten„)
Der zu verarbeitende Beleg kann aus unterschiedlichen Positionen bestehen. Diese unterschiedlichen Positionen können mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen berechnet werden. Die Schnittstelle summiert Positionen gleicher Umsatzsteuer und verbucht diese summierten Werte auf die entsprechenden Konten.
Außerdem haben Sie die Option, die Sachkonten aus dem Artikel zu ermitteln. Dazu setzen Sie das Häkchen in der Checkbox.
Kontenrahmen
Die Konten können je nachdem, welchen Kontenrahmen Ihr Steuerberater benutzt, variieren. Die Standard-Konten der Kontenrahmen SKR-03 und SKR-04 sind in der Schnittstelle hinterlegt und können mit dem Button „Setze Default Konten SKR-03“ bzw. „Setze Default Konten SKR-04“ selektiert werden. Sie können selbstverständlich auch abweichende Konten eintragen.
Hierfür ist eine Absprache mit Ihrem Steuerberater erforderlich!
Sollen Konten mit gleichem Sachkonto und Steuerschlüssel kumuliert werden, ist hierfür die Checkbox zu aktivieren.
In den Versionen „DEMO“ und „Standard“ stehen Ihnen drei Erlöskonten für die unterschiedlichen Umsatzsteuersätze zur Verfügung.
Belege innerhalb und außerhalb der EU benötigen zusätzliche Konten. Diese stehen Ihnen in der Version „Premium“ zur Verfügung.
Wird die Ware in ein Drittland geliefert (nicht Deutschland oder ein Land der EU) wird das Konto „Drittland steuerfrei“ angesteuert. (Steuerfreie Umsätze § 4 Nr. 1a UStG)
Wird die Ware in ein Land der EU (nicht Deutschland) verschickt und hat der Käufer eine gültige Umsatzsteuer-ID, wird das Konto „EU steuerfrei“ angesteuert (Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen § 4 Nr. 1b UStG)
Wird die Ware in ein Land der EU (nicht Deutschland) verschickt und hat der Käufer keine gültige Umsatzsteuer-ID, werden die Konten „EU steuerpflichtig“ angesteuert.
Sachkonten für Zusatzkosten
Zusätzliche Kosten des Vario Belegs, wie z.B. Versandkosten, werden von der Schnittstelle festen Bezeichnungen zugeordnet. Sie haben hier die Möglichkeit, diese zusätzlichen Erlöskonten zuzuordnen.
Begriffserklärung Kontentypen
- Konto
Hier können Sie die zusätzlichen Erlöskonten eintragen. Wenn Sie keinen Eintrag beim Konto gemacht haben, werden die normalen Konten benutzt. - Automatik-Konto
DATEV unterscheidet zwischen einer „automatischen“ und der manuellen Zuordnung der Umsatzsteuer. Zusätzliche Erlöskonten sind meist keine „Automatik-Konten“ d.h. es muss der Umsatzsteuersatz an DATEV übergeben werden:
(Näheres erfragen Sie bitte bei Ihrem Steuerberater)
1 umsatzsteuerfrei (mit Vorsteuerabzug)
2 Umsatzsteuer 7%
3 Umsatzsteuer 19%
11 steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (mit Vorsteuerabzug)
12 steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung mit ermäßigter Umsatzsteuer 7%
13 steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung mit voller Umsatzsteuer 19%
Weiter zu: Belegfelder
Zurück zu: Personenkonten Verkauf
Belegfelder
(Finden Sie im Menü unter „Setup / DATEV-Einstellungen / Belegfelder)
Hier können Sie den Inhalt der Belegfelder festlegen.
Rechnungen:
Legen Sie bitte hier den Inhalt der Belegfelder 1 und 2 fest. Erwartet Ihr DATEV-Mandant im Belegfeld 2 das Zahlungsziel, sollten Sie nur „kein Eintrag„ oder „Zahlungsziel“ für das Belegfeld 2 wählen.
Außerdem können Sie verschiedene zusätzliche Informationen in den Belegtext einsteuern. Setzen Sie hierzu den Radiobutton auf den gewünschten Wert.
Gutschriften:
Legen Sie bitte hier den Inhalt der Belegfelder 1 und 2 fest. Erwartet Ihr DATEV-Mandant im Belegfeld 2 das Zahlungsziel, sollten Sie nur „kein Eintrag“ oder „Zahlungsziel“ für das Belegfeld 2 wählen.
Außerdem können Sie verschiedene zusätzliche Informationen in den Belegtext einsteuern. Setzen Sie hierzu den Radiobutton auf den gewünschten Wert.
Weiter zu: EU und Drittland
Zurück zu: Sachkonten Verkauf
Zuordnung EU- oder Drittland-Belege
Finden Sie im Menü unter Setup / Fibu / EU-Länder/Fremdwährungen
Firmensitz / Länderkürzel
Länderkürzel
Im DATEV Export wird bei einem steuerpflichtigen EU Umsatz (Konto 8315 oder 4315) zwingend auch das Länderkürzel benötigt, um die Buchung einem EU Land zuzuordnen. In anderen Finanzbuchhaltungssystemen ist dies nicht notwendig und kann an dieser Stelle deaktiviert werden.
Firmensitz
Nehmen Sie hier nur Einstellungen vor, falls sich Ihr Firmensitz nicht in Deutschland befindet!
Im Anlieferungszustand steht hier immer „DE“ / Deutschland. Haben Sie Ihren Firmensitz z.B. in Österreich, sollten Sie hier statt DE, AT und Österreich eintragen. Zusätzlich müssen Sie in der Liste der EU Länder Österreich entfernen und Deutschland hinzufügen.
EU Länder mit eigener Steuernummer oder USt-ID
Diese und weitere Funktionen erhalten Sie mit dem AddOn „Schwellenwerte“.
Mehr Informationen finden Sie dazu im Shop 
Sie haben hier die Möglichkeit, andere Länder anzulegen, die im Belegexport separat verbucht werden sollen. (Für Afterbuy oder WebShops muss zwingend der postalische Code für das Land eingegeben werden).
Die Sachkonten für die hier hinterlegten Länder können Sie nun unter Setup / Fibu / Sachkonten angeben.
Falls Sie über ein AddOn für KPMG bzw. Duty Pay verfügen, können Sie zusätzlich für den Report die Länder auswählen, die exportiert werden sollen. Dies ist nur für den Fall notwendig, wenn Sie aus FBA Lieferungen aus dem europäischen Ausland (z.B.: Polen) haben und die KPMG Ihre Steuererklärung für dieses Land erstellt.
Währungen
Fremdwährungen in Euro umrechnen
Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Buchungen, deren Währung nicht der EURO ist, zusätzlich in EURO umgerechnet.
Für die Umrechnung wird ein monatlicher Durchschnittskurs verwendet, dieser wird durch das Bundesfinanzministerium zur Verfügung gestellt.
(Leider pflegt das Bundesfinanzministerium diese Kurse in einer PDF Datei, sodass diese nicht automatisiert ausgelesen werden kann)
Die Schnittstelle fragt diese Kurse bei der Erstellung des DATEV Exports an, wann immer eine solche Buchung in Fremdwährung gefunden wird. Informieren Sie sich über den aktullen monatlichen Durchschnittkurs auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums. Sie können dafür den Button „Link zu den Wechselkursen“ verwenden. Suchen Sie nach dem Zeitraum, den die Schnittstelle in der Meldung anzeigt und tragen Sie den entsprechenden Wert in das Feld ein. Bitte achten Sie darauf ob Sie Fremdwährung in Euro umrechnen wollen (z.B. 1,00 GBP enspricht 1,19 €) oder Euro in Fremdwährung (z.B. 1,00 € entspricht 0,84 GBP).
Legen Sie Ihre Auswahl mit dem entsprechenden Radio-Button fest.
Der Kurs wird der Währungstabelle gespeichert, so dass Sie den Wechselkurs nicht zweimal eingeben müssen. Falls Sie eine falsche Eingabe gemacht haben können Sie hier den Wert ändern. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem grünen Haken.
Bitte achten Sie auch darauf, das entsprechende Konto in DATEV als Fremdwährungskonto anzulegen.
EU-Länder
In dieser Liste werden von der Schnittstelle alle EU Länder eingetragen, die zum Zeitpunkt der Installation zu den EU Ländern gehören.
Änderungen in der EU-Zugehörigkeit müssen an dieser Stelle nachgetragen werden.
An Hand dieser Tabelle unterscheidet die Schnittstelle zwischen EU- und Drittland-Lieferungen. In Abhängigkeit davon, in welches Land die Lieferung erfolgt und ob eine
Umsatzsteueridentifikationsnummer (UStID) hinterlegt ist, werden die Belegpositionen den entsprechenden Erlöskonten zugeordnet.
Zusätzlich werden die Belege mit den entsprechenden UStIDs an DATEV übertragen. Voraussetzung dafür ist, dass die UStID beim Kunden hinterlegt ist. Nur so kann eine ZM-Meldung erstellt werden.
Zusätzlich sehen Sie hier die Lieferschwellen (Diese entsprechen nicht immer dem aktuellen Stand!)
Weiter zu: Belegexport
Zurück zu: Belegfelder
Fibu Einstellungen
Belege in die Schnittstelle einlesen
Belege aus Vario auslesen
Wählen Sie bitte den Zeitraum aus, den Sie verarbeiten möchten.
Sie starten den Beleg-Export durch Drücken des Buttons „Belege auslesen“. Danach werden die importieren Belege angezeigt.
Fehlerhafte Belege werden dunkelrot angezeigt. Belege mit einer Warnung hellrot. Die Anzahl der Belege mit Fehlern und Warnungen sehen Sie unterhalb der Belege.
Wenn Sie auf die Lupe drücken, werden nur fehlerhafte Belege und Belege mit Warnungen angezeigt. Sie sollten diese Belege im Dreamrobot korrigieren, bevor Sie diese ins Datev exportieren.
In diesem Fall handelt es sich um Rundungsfehler.
Erhöhen Sie bitte die Anzahl der Nachkommastellen in der Schnittstelle.
Nachdem Sie die Belege ausgelesen haben, können Sie mit dem Button „Datev Postversanddatei“ oder mit dem Buttom „Datev Format“ diese Belege weiter verarbeiten.
Datev Export Postversanddatei
DATEV-Format-Datei
DATEV-Format-Datei erstellen
Nachdem Sie die Belege ausgelesen haben, können Sie mit dem Button „DATEV Format“ diese Belege weiter verarbeiten.
Diese Dateien werden in Ihrem Benutzerverzeichnis abgelegt. Falls in diesem Ordner noch Dateien vorhanden sind, werden Sie gefragt, ob diese Dateien gelöscht werden sollen.
Antworten Sie mit „Ja“, werden die vorhandenen Dateien gelöscht und die neuen Postversanddateien erstellt.
Die erstellten Dateien werden Ihnen angezeigt:
Nur für die Webshop-Schnittstelle: Nach Ablauf des Prozesses werden Sie gefragt, ob alles korrekt auch im DATEV verbucht wurde. Antworten Sie mit „Ja“, wird der aktuell letzte Beleg in der Schnittstelle gespeichert. Beim nächsten Lauf werden dann nur alle neueren Belege exportiert. Antworten Sie mit „Nein“, wird die aktuelle letzte Belegnummer NICHT gespeichert. Beim nächsten Lauf werden diese Belege erneut exportiert.
Haben Sie eine DEMO-Version, werden Sie darauf hingewiesen, dass nur 5 Belege pro Monat exportiert wurden.
Es ist nun möglich, die Amazon-Buchungen nach einzelnen Monaten zu sortieren, so dass keiner der Belege doppelt, also in beiden Monaten, verbucht wird.
Windows Explorer öffnen
Sie haben nun die Postversanddateien erstellt. Mit dem Button „Windows Explorer“ können Sie einen Windows Explorer öffnen. Dieser öffnet sich direkt mit dem Verzeichnis, in dem die Postversanddateien auf Ihrem Rechner liegen.
EV01 ist die Vorlaufdatei, die Datendatei beginnt immer mit ED und einer fortlaufenden Nummer und hat keine Datei-Erweiterung. Zu ihrer Kontrolle wurde noch eine entsprechende ED000*.log Datei erstellt. In dieser Datei können Sie die exportierten Daten im Klartext ansehen.
Diese Dateien müssen Sie ihrem Steuerberater per Mail oder per USB-Stick zukommen lassen.
Sie können sie aber auch direkt in die meisten Finanzbuchhaltungsprogramme importieren.
Informieren Sie sich hierzu beim Hersteller Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware.
Achtung:
Wenn Sie die Mail mit Microsoft Outlook verschicken, muss das Format der Mail „Nur Text“ oder „HTML“ sein. Falls Sie die Mail im „Richedit-Format“ verschicken, wird an die Dateien ohne Datei-Erweiterung ein „.dat“ angehängt.
Alle DATEV-Postversanddateien dürfen keine Datei-Erweiterung haben, damit ihr Steuerberater die Dateien ohne Probleme einlesen kann.
Sie können die Dateien aber auch mit einem entsprechenden PACK-Programm (ZIP, RAR, etc.) komprimieren und diese Datei dann an Ihren Steuerberater verschicken.
Import in DATEV
Für den Import ins DATEV erhalten Sie auf folgender DATEV-Seite Hilfe:
Datev Hilfe zum Postversand-Import
Import in Lexware
Für den Import der Postversanddatei ins Lexware erhalten Sie auf folgender Seite Hilfe:
Lexware Beschreibung für den Import
Import im ADDISON
Sie können im Rechnungswesen einen Import ins ADDISON starten.
Nutzen Sie bitte „ADDISON-Importe / DATEVSelf-Treiber / DDATEV“ (siehe nächste Abbildung)
Datev Format
Datev Format
Datev Format erstellen
Nachdem Sie die Belege ausgelesen haben, können Sie mit dem Button „Datev Format“ diese Belege weiter verarbeiten.
Diese Dateien werden in Ihrem Benutzerverzeichnis abgelegt. Falls in diesem Ordner noch Dateien vorhanden sind, werden Sie gefragt, ob diese Dateien gelöscht werden sollen.
Haben Sie eine DEMO-Version, werden Sie darauf hingewiesen, dass nur 5 Belege pro Monat exportiert wurden.
Windows Explorer öffnen
Sie haben nun die Datev CSV Dateien erstellt. Mit dem Button „Windows Explorer“ können Sie einen Windows Explorer öffnen. Dieser öffnet sich direkt mit dem Verzeichnis, in dem die Datev CSV Dateien auf Ihrem Rechner liegen.
Diese Dateien müssen Sie ihrem Steuerberater per Mail oder per USB-Stick zukommen lassen.
Sie können sie aber auch direkt in die meisten Finanzbuchhaltungsprogramme importieren.
Informieren Sie sich hierzu beim Hersteller Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware.
Weiter zu: PayPal Zahlungen
Zurück zu: Fibu Einstellungen
PayPal-Zahlungen
Amazon-Zahlungen
Amazon-Zahlungen
Amazon 2 DATEV
Folgende Zahlungen lassen sich in die Schnittstelle importieren
- Zahlungen aus dem Amazon Seller Central
- Zahlungen aus dem „alten“ Amazon Payment
- Zahlungen aus dem Amazon Advanced Payment
Bitte achten Sie darauf, nur die von Amazon selbst zur Verfügung gestellten Reports zu nutzen.
Wenn Sie einen Report mit einem frei definierten Zeitraum erstellen, ist nicht gewährleistet, dass alle Buchungen auch exportiert werden. Teilweise bricht Amazon den Report bei 600 Buchungen ab.
Des Weiteren unterscheiden sich diese Reports von den Standard Reports, so dass nicht alle Buchungsarten erkannt werden.
Changelog
Changelog und Update aktivieren
Changelog
Beim ersten Öffnen des Reiters „Changelog“ sind noch keine Daten eingetragen.
Klicken Sie den Button „Changelog aktualisieren“ an, werden alle Veränderungen, die es in Ihrer Schnittstelle gibt, von unserem Server geladen und auf Ihrem Rechner gespeichert. Sie können diesen Button jederzeit wieder anklicken. Dabei wird dann die Historie der Änderungen aktualisiert.
Jetzt sind alle Änderungen, die wir an der Schnittstelle durchgeführt haben, ersichtlich.
Links sind die entsprechenden Versionen zu sehen, rechts die Änderungen im Einzelnen.
Die Version, die aktuell auf dem Rechner installiert ist, ist grün markiert
.
Update-Vertrag aktivieren
Haben Sie einen Updatevertrag abgeschlossen, kann der Update-Vertrag über den Button „Update Vertrag aktivieren“ aktiviert werden. Klicken Sie den Button an, kontrolliert die Schnittstelle die Gültigkeit der Lizenz und zeigt die Dauer des Vertrages an.
Update installieren
Aktualisieren Sie Ihre Version der Schnittstelle, indem Sie den Button „Nach Updates suchen“ anklicken.
Die neue Version wird per ftp von unserem Web-Server geladen.
Möglicherweise verhindert Ihr Virenscanner oder Ihre Firewall das Update.
Ist dies der Fall, deaktivieren Sie bitte kurzzeitig Ihren Virenscanner und oder Ihre Firewall.
Jetzt kann die neue Version auf dem Rechner installiert werden.
Nach erfolgter Installation wird die Schnittstelle erneut gestartet.
Probleme beim Update
Zu Beginn des Updates werden Sie mit folgender Maske aus die möglichen Probleme beim Update hingewiesen.
Der Zugriff auf unsere Webseite, um den neuen Setup herunterzuladen erfolgt über eine FTP-Zugriff. Es kann nun sein, das Ihr Virenscanner oder die Windows Firewall dies verhindert.
Virenscanner deaktivieren
Unter Umständen ist es nötig, den Virenscanner bei der Installation zu deaktivieren. z.B.:
- Avast
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Avast Zeichen in der Taskleiste und deaktivieren Sie den Virenscanner für 10 Minuten.
- Admin-Rechte
Oder Sie müssen die Installation mit „Administrator Rechten“ ausführen.
Deaktivieren der Firewall
suchen Sie bitte unter den Systemsteuerungen die Firewall.
Wählen Sie die Firewall aus.
Klicken Sie bitte auf „Windows-Firewall“ ein- oder ausschalten und deaktivieren Sie die Firewall.
Führen Sie nun das Update der Schnittstelle erneut durch.
Aktivieren Sie danach unbedingt danach wieder die Firewall
Firewall Ausnahmen konfigurieren
Sie können auch für die jeweilige Schnittstelle eine Ausnahme in Ihrer Firewall konfigurieren.
Fragen Sie hierzu Ihren System-Administrator.
Grundlegendes zur Firewall Ausnahmen erfahren Sie unter:
Grundlegendes zu Windows-Firewall-Ausnahmen
Wählen Sie in den Eistellungen der Firewall „Eine App oder ein Feature durch die Windows-Firewall zulassen“
Sie können in der Firewall die Kommunikation der Schnittstelle freischalten.
Diese Maske kann je nach Betriebssystem unterschiedlich aussehen.