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Tricoma 2 DATEV Dokumentation

Produktübersicht

Unsere aktuellen Tarife entnehmen Sie bitte der folgenden Übersicht (Abb. 1):

Abb. 1

Sollte der bei uns gebuchte Tarif in einem Monat überschritten werden, berechnen wir unsere Leistungen
nach dem in Abbildung 2 dargestellten System im Folgemonat nach. Hierfür multiplizieren wir die Differenz
zwischen den jeweiligen Tarifen mit dem Faktor 1,5.

Unabhängig davon besteht jederzeit die Möglichkeit, von einem gebuchten Tarif in einen anderen Tarif zu wechseln.
Bitte kontaktieren Sie uns hierfür spätestens drei Werktage vor Monatsende für den Folgemonat.

Abb. 2

Weiter zu: Installation der Schnittstelle

Installationsanweisung

Installation

Installation der TC2Datev-Setup.exe

Starten Sie bitte das Programm „TC2Datev-Setup.exe“.

Wenn die Installationsdatei auf einem Netzlaufwerk befindet, öffnet sich zuerst einen Sicherheitshinweis von Windows.

Bestätigen Sie diesen bitte mit „Ausführen“.

Es öffnet sich der in Abbildung 1 dargestellte Setup Assistent. Wenn Sie das Programm installieren möchten, klicken Sie bitte den Button „Weiter“ an.

Wenn Sie das Programm installieren möchten drücken Sie den „Weiter“ Button.

Sie können nun das Programmverzeichnis auswählen, in das das Programm installiert werden soll.

Wählen Sie nun die Komponenten aus, die installiert werden sollen.

Nun können Sie den Namen des Ordners auswählen, der im Startmenü erscheinen soll.

Nun können Sie die Installation starten.

Die Schnittstelle wird nun installiert…..

Der erste Teil der Installation ist nun abgeschlossen.
Im nächsten Schritt müssen Sie die Schnittstelle konfigurieren.

Download der aktuellen Dokumentation

Die Dokumentation wird im aktuellen Stand nun direkt auf unserer Wiki Seite erzeugt. Der Fortschritt dieses Vorgangs sieht wie folgt aus:

Erstellen der Dokumentation

Empfangen der Dateiinformationen

Download der PDF-Datei

Virenscanner und Admin-Rechte

Unter Umständen ist es nötig, den Virenscanner bei der Installation zu deaktivieren.

z.B.:

Avast
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Avast Zeichen in der Taskleiste und deaktivieren Sie den Virenscanner für 10 Minuten.
Admin-Rechte
Oder Sie müssen die Installation mit „Administrator Rechten“ ausführen.

Weiter zu: Einstellungen allgemein
Zurück zu: Tricoma 2 Datev

Allgemeine Einstellungen

Hier finden Sie alle Einstellungen der Tricoma2Datev Schnittstelle

Tricoma Einstellungen

Proxy Einstellungen

Tricoma-Einstellungen

(Diese finden Sie im Menü unter „Setup / Tricoma-Einstellungen“)

Einrichtung der Anbindung zu Jera

Um die App JERA tricoma2DATEV nutzen zu können müssen Sie die Voraussetzungen in der Anleitung Voraussetzungen für die Nutzung der App erfüllen.

Um die App nach dem Kauf einzurichten öffnen Sie die App und legen sich einen neuen Zugang an. Bei diesem Zugang ist ein Token enthalten, welchen Sie unter „Tricoma Zugangsdaten / Token“ eintragen müssen.

Siehe auch Tricoma Dokumentation

Nachkommastellen

Legen Sie an dieser Stelle fest, mit wie vielen Nachkommastellen die Schnittstelle rechnen soll.

Anzahl der Belege pro API Call

Hier können Sie die Anzahl der Belege festlegegen, die pro API-Call übertragen werden sollen.
Falls Sie einen langsame Internet-Verbindung haben, können Sie den Wert verkleinern.

Der Standard-Wert ist: 100
Minimal-Wert: 20
Maximal-Wert: 200

API Zugangsdaten

Die Schnittstelle greift per API auf Ihre Tricoma Daten zu. Dafür müssen Sie bei Tricoma API Zugangsdaten anfordern. Die Einstellungen zur API können Sie in Ihrem Tricoma unter Administration –> Einstellungen –> API vornehmen. Sie können dort die API deaktivieren, und ein Passwort für den Zugriff festlegen. Diesen Benutzer und das Passwort müssen Sie in der Schnittstelle eintragen.

REST API Token zurücksetzen

Die Schnittstelle erzeugt mit den Zugangsdaten einen Token. Dieser ist 1 Stunde gültig. Die Schnittstelle erneuert diesen Token auch erst nach einer Stunde.
Dieser Token kann hier zurückgesetzt werden, d.h. die Schnittstelle ermittelt sofort beim nächsten Zugriff einen neuen Token.

Weiter zu: Proxy Einstellungen
Zurück zu: Einstellungen allgemein

Einstellungen Proxy-Server

(Diese finden Sie im Menü unter „Setup / Proxy“)

Falls Sie in Ihrem Netzwerk einen Proxy-Server eingerichtet haben, kann die Schnittstelle nicht direkt mit Ihrem Shop, Plenty oder Afterbuy kommunizieren. Es müssen zuerst die Daten des Proxy-Servers eingetragen werden. Diese können bei Ihrem Netzwerk-Administrator erfragt werden.

Wird Ihr Server von Datev gehostet, müssen Sie folgende Einstellungen hinterlegen.

Achtung:
Sprechen Sie dies mit Ihrem Betreuer ab. Wenn Sie einen Proxyserver eintragen,müssen Sie auch ein Port angeben!

Weiter zu: Fibu Einstellungen
Zurück zu: Tricoma Einstellungen

Fibu Einstellungen

DATEV-Vorlauf-Parameter

Personenkonten

Sachkonten

Belegfelder

EU und Drittland

DATEV-Einstellungen

Finden Sie im Menü unter Setup/Fibu/DATEV

Allgemeine Einstellungen

Finden Sie im Menü unter Setup/Fibu/DATEV/Allgemeine Einstellungen

Beraternummer / Mandantennummer

Beraternummer: Die Beraternummer Ihres Steuerberaters wird von der Firma DATEV individuell für Ihren Steuerberater vergeben.
Sie können diese Nummer bei Ihrem Steuerberater erfragen. Die Nummer hat maximal 7 Stellen.

Mandantennummer: Die Mandantennummer vergibt Ihr Steuerberater selbst. Sie können diese Nummer bei Ihrem Steuerberater erfragen. Die Nummer hat maximal 7 Stellen.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass DATEV die Beraternummer und die Mandantennummer als Ordnungsbegriffe analog der Leistung der Buchführung behandelt.

Sachkontenlänge

Die Sachkontenlänge dient dazu, festzulegen, wie viele Stellen Ihre Sachkonten und Personenkonten (Debitoren und Kreditoren)
im DATEV haben. Hierbei würde „4 stellige Sachkonten / 5 stellige Debitoren“ bedeuten, dass Ihnen vierstellige Sachkonten und fünfstellige Personenkonten
im Kontenrahmen zur Verfügung stehen. Entsprechend würde „5 stellige Sachkonten / 6 stellige Debitoren“ fünfstellige Sachkonten und sechsstellige Personenkonten
bedeuten. Die Schnittstelle unterstützt diese Systematik bis zu achtstelligen Sachkonten und neunstelligen Personenkonten.

Wenn in DATEV und in der Schnittstelle unterschiedliche Längen für die Konten eingetragen sind, wird von DATEV folgende Fehlermeldung ausgegeben:

CSV-Dateien Export

Sie haben folgende Optionen:

belassen
Die beiden erstellten .csv-Dateien werden nicht gezippt und liegen im Exportpfad für Sie bereit. Wenn Sie die .csv-Dateien noch einmal erstellen möchten werden Sie darauf hingewiesen, dass sich in Ihrem Export-Verzeichnis noch Dateien befinden. Sie werden gefragt ob die Dateien gelöscht werden sollen. Klicken Sie auf „nein“ wird der Erstellvorgang abgebrochen, die Schnittstelle hat nun keine neuen .csv-Dateien erstellt. Klicken Sie auf „ja“ werden die alten Dateien im Export-Verzeichnis gelöscht und durch neue Dateien ersetzt.

zippen
Die erstellten Dateien werden gezippt. Sie sind damit komprimiert und eignen sich besser zum Versenden an den Steuerberater. Wenn Sie den Export noch einmal erstellen, wird der neuen Datei eine Versionsnummer (z.B. „V1“) angefügt, die alte .zip-Datei bleibt bestehen.

zippen und belassen
Hier werden beide Funktionen vereint. Die .csv-Dateien liegen gezippt und ungezippt für Sie bereit. Bei einem erneuten Export werden Sie darauf hingewiesen, dass sich in Ihrem Export-Verzeichnis noch Dateien befinden. Sie werden gefragt ob die Dateien gelöscht werden sollen. Klicken Sie auf „nein“ wird der Erstellvorgang abgebrochen, die Schnittstelle hat nun keine neuen .csv-Dateien und keine .zip Datei erstellt. Klicken Sie auf „ja“ werden die alten .csv-Dateien im Export-Verzeichnis gelöscht und durch neue Dateien ersetzt. Die .zip Dateien bleiben allerdings bestehen, ihnen wird eine Versionsnummer (z.B. „V1“) hinzugefügt.

Export Pfad

Hier tragen Sie bitte den Pfad ein, unter welchem die DATEV-Dateien abgelegt werden sollen.

Länderkennzeichen

Hier haben Sie die Möglichkeit „DE“ als Länderkennzeichen in der DATEV-Datei nicht zu übertragen.

Zusatzoption: Helgoland als Drittland

Die Insel Helgoland ist aus steuerlicher Sicht wie ein Drittland zu behandeln, es wird dort keine Mehrwertsteuer fällig.
Falls Sie nach Helgoland verkaufen, sollten Sie unter „Zusatzoptionen“ „Helgoland als Drittland“ auswählen.

Postversandformat anzeigen

Bitte beachten Sie: DATEV hat zum 01.01.2018 das Postversandformat abgekündigt

Falls Sie dieses Format trotzdem weiterhin verwenden möchten, können Sie den Button unter „Zusatzoptionen“ wieder freischalten.

Setzen Sie den Haken und speichern Sie die Einstellung ab. Wenn Sie das Setup nun wieder öffnen erhalten Sie Einstellungsmöglichkeiten für die Postversanddateien.

Einstellungen Postversand (von DATEV abgekündigt)

Sie können die Postversanddatei unter Setup/Fibu/DATEV/Postversand mit einem Passwort versehen.
Sie müssen dieses Passwort unbedingt Ihrem Steuerberater mittteilen.
Nur dann kann Ihr Steuerberater die Postversanddatei einlesen. Dieses Passwort schützt Ihre Daten vor dem Zugriff unbefugter Personen.

Geben Sie Ihre DFV-Kennzeichen (Namenskürzel) an und ein Passwort mit bis zu 4 Buchstaben und Zahlen, jedoch ohne Sonderzeichen.

Log Datei

Zusätzlich zur Postversanddatei erzeugt die Schnittstelle eine LOG-Datei. In dieser wird der Inhalt der Postversanddatei mitprotokolliert. Die Protokolldatei kann mit einem Editor geöffnet und überprüft werden. Es ist auch möglich diese Datei im .csv-Format auszugeben, um sie anschließend mit EXCEL zu öffnen. Wenn Sie bei der Beschriftung der Sachkonten das Länderkennzeichen nicht übertragen wollen, aktivieren Sie bitte die dafür vorgesehene Option.

EXTF Format

Unter Setup/Fibu/DATEV/CSV/EXTF Format können Sie Einstellungen am CSV/EXTF Format vornehmen.

Sie haben hier die Möglichkeit die Vorbelegung einiger Felder zu definieren.

Herkunfts-Kennzeichen
2 frei wählbare Zeichen.
Beim Import wird das Herkunfts-Kennzeichen durch „SV“ (= Stapelverarbeitung) ersetzt.
Exportiert von (Benutzer)
25 Zeichen.
Beim Export aus einem DATEV pro-Rechnungswesen-Programm wird der Benutzername des Users exportiert, der den Export durchgeführt hat.
Diktatkürzel
2 frei wählbare Zeichen.
Beispiel: MM = Max Mustermann
Beim Export aus einem DATEV pro-Rechnungswesen-Programm wird das Diktatkürzel aus dem exportierten Buchungsstapel verwendet.
Startmonat des Wirtschaftsjahrs
Tragen Sie hier bitte den Startmonat Ihres Wirtschaftsjahres ein, falls Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr haben.

EXTF CSV Version

Sie haben hier die Möglichkeit das EXTF Format in unterschiedlichen Versionen zu exportieren.

Version 5.1
Das wichtigste Merkmal dieser Version, ist die Beschränkung des Belegfelds auf 12 Zeichen.
Version 7.0
In dieser Version können die Belegfelder 36 Zeichen beinhalten.

Zusatzeinstellungen (Addisson, Lexware...)

* Mit der Option „Die Länderkennung zusätzlich in die Spalte „Zusatzinformation- Inhalt 1“ schreiben“ können Sie die Länderkennung zusätzlich in die Zusatzinformationen schreiben.

WKZ / Währungskennzeichen immer mit ausgeben (für Lexware)
Normanlerweise wird im „DATEV Format“ nur eine Währungskennzeichen für andere Währungen übergeben. Kein Währungskennzeichen wird immer als EUR interpretiert.
Für Lexware muss auch EUR mit übergeben werden.
Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten Adressatentyp nur Unternehmen (für Lexware)
Es gibt im DATEV Format unterschiedliche Typen „Firma“, „Person“, …
Die aktuelle Version von Lexware kann nur die Firma korrekt verarbeiten
Belegfeld-Länge nicht auf 12 limitieren
Bei DATEV ist die Belegfeldlänge auf 12 limitiert, andere Anbieter können durchaus längere Belegfeldlängen verwenden.

Weiter zu: Personenkonten
Zurück zu: Fibu Einstellungen

Personenkonten

(Finden Sie im Menü unter „Setup / DATEV-Einstellungen / Personenkonten„)

Default Debitor

Sie können alle Rechnungen einem einzigen Debitorenkonto zuordnen.

Einzeldebitoren

Personenkonten können mit einer Regel umgesetzt werden. Dabei wird aus der Kundennummer eine Debitorennummer in der Finanzbuchhaltung errechnet:

Kunden Nr. + x = Datev Konto

Hierbei ist der Wert von x frei wählbar.

Weiter zu: Sachkonten
Zurück zu: Datev-Vorlauf-Parameter

Sachkonten in der Schnittstelle verwalten

(Finden Sie im Menü unter „Setup / Datev-Einstellungen / Sachkonten„)

Der zu verarbeitende Beleg kann aus unterschiedlichen Positionen bestehen. Diese unterschiedlichen Positionen können mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen berechnet werden. Die Schnittstelle summiert Positionen gleicher Umsatzsteuer und verbucht diese summierten Werte auf die entsprechenden Konten.

Kontenrahmen

Die Konten können je nachdem, welchen Kontenrahmen Ihr Steuerberater benutzt, variieren. Die Standard-Konten der Kontenrahmen SKR-03 und SKR-04 sind in der Schnittstelle hinterlegt und können mit dem Button „Setze Default Konten SKR-03“ bzw. „Setze Default Konten SKR-04“ selektiert werden. Sie können selbstverständlich auch abweichende Konten eintragen.

Hierfür ist eine Absprache mit Ihrem Steuerberater erforderlich!

Sollen Konten mit gleichem Sachkonto und Steuerschlüssel kumuliert werden, ist hierfür die Checkbox zu aktivieren.

In den Versionen „DEMO“ und „Standard“ stehen Ihnen drei Erlöskonten für die unterschiedlichen Umsatzsteuersätze zur Verfügung.

Belege innerhalb und außerhalb der EU benötigen zusätzliche Konten. Diese stehen Ihnen in der Version „Premium“ zur Verfügung.

Wird die Ware in ein Drittland geliefert (nicht Deutschland oder ein Land der EU) wird das Konto „Drittland steuerfrei“ angesteuert. (Steuerfreie Umsätze § 4 Nr. 1a UStG)

Wird die Ware in ein Land der EU (nicht Deutschland) verschickt und hat der Käufer eine gültige Umsatzsteuer-ID, wird das Konto „EU steuerfrei“ angesteuert (Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen § 4 Nr. 1b UStG)

Wird die Ware in ein Land der EU (nicht Deutschland) verschickt und hat der Käufer keine gültige Umsatzsteuer-ID, werden die Konten „EU steuerpflichtig“ angesteuert.

Weiter zu: Belegfelder
Zurück zu: Personenkonten

Belegfelder

(Finden Sie im Menü unter „Setup / DATEV-Einstellungen / Belegfelder„)

Hier können Sie den Inhalt der Belegfelder festlegen.

Allgemein Belegtext:

Falls die Kundennamen des Beleges nicht im Belegtext an Datev übertragen werden sollen, bitte den entsprechenden Haken setzen.

Rechnungen:

Legen Sie bitte hier den Inhalt der Belegfelder 1 und 2 fest. Erwartet Ihr DATEV-Mandant im Belegfeld 2 das Zahlungsziel, sollten Sie nur „kein Eintrag“ oder „Zahlungsziel“ für das Belegfeld 2 wählen. Das Zahlungsziel wird nur dann übergeben, wenn auch ein Zahlungsziel in Tagen in Tricoma hinterlegt ist. Das Zahlungsziel wird in Form eines Datums an DATEV übergeben. Es errechnet sich aus dem Belegdatum + Zahlungsziel. Zusammen mit der Übertragung der Bankdaten, können Sie den Bankeinzug der Rechnungen im DATEV durchführen. Außerdem können Sie verschiedene zusätzliche Informationen in den Belegtext einsteuern. Setzen Sie hierzu den Radiobutton auf den gewünschten Wert.

Gutschriften:

Legen Sie bitte hier den Inhalt der Belegfelder 1 und 2 fest. Außerdem können Sie verschiedene zusätzliche Informationen in den Belegtext einsteuern. Setzen Sie hierzu den Radiobutton auf den gewünschten Wert.

Weiter zu: EU und Drittland
Zurück zu: Sachkonten

Zuordnung EU- oder Drittland-Belege

Finden Sie im Menü unter Setup / Fibu / EU-Länder/Fremdwährungen

Firmensitz / Länderkürzel

Länderkürzel

Im DATEV Export wird bei einem steuerpflichtigen EU Umsatz (Konto 8315 oder 4315) zwingend auch das Länderkürzel benötigt, um die Buchung einem EU Land zuzuordnen. In anderen Finanzbuchhaltungssystemen ist dies nicht notwendig und kann an dieser Stelle deaktiviert werden.

Firmensitz

Nehmen Sie hier nur Einstellungen vor, falls sich Ihr Firmensitz nicht in Deutschland befindet!

Im Anlieferungszustand steht hier immer „DE“ / Deutschland. Haben Sie Ihren Firmensitz z.B. in Österreich, sollten Sie hier statt DE, AT und Österreich eintragen. Zusätzlich müssen Sie in der Liste der EU Länder Österreich entfernen und Deutschland hinzufügen.

EU Länder mit eigener Steuernummer oder USt-ID

Diese und weitere Funktionen erhalten Sie mit dem AddOn „Schwellenwerte“.
Mehr Informationen finden Sie dazu im Shop

Sie haben hier die Möglichkeit, andere Länder anzulegen, die im Belegexport separat verbucht werden sollen. (Für Afterbuy oder WebShops muss zwingend der postalische Code für das Land eingegeben werden).

Die Sachkonten für die hier hinterlegten Länder können Sie nun unter Setup / Fibu / Sachkonten angeben.

Falls Sie über ein AddOn für KPMG bzw. Duty Pay verfügen, können Sie zusätzlich für den Report die Länder auswählen, die exportiert werden sollen. Dies ist nur für den Fall notwendig, wenn Sie aus FBA Lieferungen aus dem europäischen Ausland (z.B.: Polen) haben und die KPMG Ihre Steuererklärung für dieses Land erstellt.

Währungen

Fremdwährungen in Euro umrechnen

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Buchungen, deren Währung nicht der EURO ist, zusätzlich in EURO umgerechnet. Für die Umrechnung wird ein monatlicher Durchschnittskurs verwendet, dieser wird durch das Bundesfinanzministerium zur Verfügung gestellt.
(Leider pflegt das Bundesfinanzministerium diese Kurse in einer PDF Datei, sodass diese nicht automatisiert ausgelesen werden kann)

Die Schnittstelle fragt diese Kurse bei der Erstellung des DATEV Exports an, wann immer eine solche Buchung in Fremdwährung gefunden wird. Informieren Sie sich über den aktullen monatlichen Durchschnittkurs auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums. Sie können dafür den Button „Link zu den Wechselkursen“ verwenden. Suchen Sie nach dem Zeitraum, den die Schnittstelle in der Meldung anzeigt und tragen Sie den entsprechenden Wert in das Feld ein. Bitte achten Sie darauf ob Sie Fremdwährung in Euro umrechnen wollen (z.B. 1,00 GBP enspricht 1,19 €) oder Euro in Fremdwährung (z.B. 1,00 € entspricht 0,84 GBP).
Legen Sie Ihre Auswahl mit dem entsprechenden Radio-Button fest.

Der Kurs wird der Währungstabelle gespeichert, so dass Sie den Wechselkurs nicht zweimal eingeben müssen. Falls Sie eine falsche Eingabe gemacht haben können Sie hier den Wert ändern. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem grünen Haken.

Bitte achten Sie auch darauf, das entsprechende Konto in DATEV als Fremdwährungskonto anzulegen.

EU-Länder

In dieser Liste werden von der Schnittstelle alle EU Länder eingetragen, die zum Zeitpunkt der Installation zu den EU Ländern gehören.

Änderungen in der EU-Zugehörigkeit müssen an dieser Stelle nachgetragen werden.

An Hand dieser Tabelle unterscheidet die Schnittstelle zwischen EU- und Drittland-Lieferungen. In Abhängigkeit davon, in welches Land die Lieferung erfolgt und ob eine Umsatzsteueridentifikationsnummer (UStID) hinterlegt ist, werden die Belegpositionen den entsprechenden Erlöskonten zugeordnet.
Zusätzlich werden die Belege mit den entsprechenden UStIDs an DATEV übertragen. Voraussetzung dafür ist, dass die UStID beim Kunden hinterlegt ist. Nur so kann eine ZM-Meldung erstellt werden.

Zusätzlich sehen Sie hier die Lieferschwellen (Diese entsprechen nicht immer dem aktuellen Stand!)

Weiter zu: Beleg Export
Zurück zu: Belegfelder

Belege in die Schnittstelle einlesen

Allgemeines

Die Schnittstelle liest über die die API die Belege aus der Tricoma Datenbank aus. Anschließend werden die Belege, so wie Sie exportiert wurden, in einem Archiv abgespeichert. Da die Tricoma API noch über keine Funktion verfügt, um z.B. nach Zahlungen zu suchen, werden, wenn Sie die Amazon oder PayPal Zahlungen verarbeiten, die Belege nicht über die Tricoma API gesucht, sondern in dem Archiv der Schnittstelle. Wenn also die Schnittstelle Zahlungen aus dem z.B. Februar verarbeiten soll, müssen Sie auch schon einmal die Belege für den Februar eingelesen haben. Sie müssen dies nicht jedes Mal tun, bevor Sie die Zahlungen verarbeiten. Die Schnittstelle merkt sich diese Belege auch dann, wenn Sie die Schnittstelle schließen. Da meist für einige Zahlungen aus dem Februar, die Rechnungen erst im März erstellt werden, sollten Sie auch die Belege aus dem März einlesen. Sie müssen hierbei nicht unbedingt einen Datev Export erstellen, es reicht, wenn Sie die Belege mit dem Button „Belege auslesen“ in die Schnittstelle und damit in das Archiv einlesen.

Belege aus Tricoma über die API auslesen

Wählen Sie bitte den Zeitraum aus, den Sie verarbeiten möchten.

Sie starten den Beleg-Export durch Drücken des Buttons „Belege auslesen“. Danach werden die importieren Belege angezeigt.

Fehlerhafte Belege werden dunkelrot angezeigt. Belege mit einer Warnung hellrot. Die Anzahl der Belege mit Fehlern und Warnungen sehen Sie unterhalb der Belege.

Wenn Sie auf die Lupe drücken, werden nur fehlerhafte Belege und Belege mit Warnungen angezeigt. Sie sollten diese Belege im Tricoma korrigieren, bevor Sie diese ins Datev exportieren.

Nachdem Sie die Belege ausgelesen haben, können Sie mit dem Button „Datev Postversanddatei“ oder mit dem Buttom „Datev Format“ diese Belege weiter verarbeiten.

Datev Export Postversanddatei

DATEV-Format-Datei

DATEV-Format-Datei erstellen

Nachdem Sie die Belege ausgelesen haben, können Sie mit dem Button „DATEV Format“ diese Belege weiter verarbeiten.

Diese Dateien werden in Ihrem Benutzerverzeichnis abgelegt. Falls in diesem Ordner noch Dateien vorhanden sind, werden Sie gefragt, ob diese Dateien gelöscht werden sollen.

Antworten Sie mit „Ja“, werden die vorhandenen Dateien gelöscht und die neuen Postversanddateien erstellt.

Die erstellten Dateien werden Ihnen angezeigt:

Nur für die Webshop-Schnittstelle: Nach Ablauf des Prozesses werden Sie gefragt, ob alles korrekt auch im DATEV verbucht wurde. Antworten Sie mit „Ja“, wird der aktuell letzte Beleg in der Schnittstelle gespeichert. Beim nächsten Lauf werden dann nur alle neueren Belege exportiert. Antworten Sie mit „Nein“, wird die aktuelle letzte Belegnummer NICHT gespeichert. Beim nächsten Lauf werden diese Belege erneut exportiert.

Haben Sie eine DEMO-Version, werden Sie darauf hingewiesen, dass nur 5 Belege pro Monat exportiert wurden.

Es ist nun möglich, die Amazon-Buchungen nach einzelnen Monaten zu sortieren, so dass keiner der Belege doppelt, also in beiden Monaten, verbucht wird.

Windows Explorer öffnen

Sie haben nun die Postversanddateien erstellt. Mit dem Button „Windows Explorer“ können Sie einen Windows Explorer öffnen. Dieser öffnet sich direkt mit dem Verzeichnis, in dem die Postversanddateien auf Ihrem Rechner liegen.

EV01 ist die Vorlaufdatei, die Datendatei beginnt immer mit ED und einer fortlaufenden Nummer und hat keine Datei-Erweiterung. Zu ihrer Kontrolle wurde noch eine entsprechende ED000*.log Datei erstellt. In dieser Datei können Sie die exportierten Daten im Klartext ansehen.

Diese Dateien müssen Sie ihrem Steuerberater per Mail oder per USB-Stick zukommen lassen.
Sie können sie aber auch direkt in die meisten Finanzbuchhaltungsprogramme importieren. Informieren Sie sich hierzu beim Hersteller Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware.

Achtung:
Wenn Sie die Mail mit Microsoft Outlook verschicken, muss das Format der Mail „Nur Text“ oder „HTML“ sein. Falls Sie die Mail im „Richedit-Format“ verschicken, wird an die Dateien ohne Datei-Erweiterung ein „.dat“ angehängt. Alle DATEV-Postversanddateien dürfen keine Datei-Erweiterung haben, damit ihr Steuerberater die Dateien ohne Probleme einlesen kann. Sie können die Dateien aber auch mit einem entsprechenden PACK-Programm (ZIP, RAR, etc.) komprimieren und diese Datei dann an Ihren Steuerberater verschicken.

Import in DATEV

Für den Import ins DATEV erhalten Sie auf folgender DATEV-Seite Hilfe:
Datev Hilfe zum Postversand-Import

Import in Lexware

Für den Import der Postversanddatei ins Lexware erhalten Sie auf folgender Seite Hilfe:
Lexware Beschreibung für den Import

Import im ADDISON

Sie können im Rechnungswesen einen Import ins ADDISON starten.
Nutzen Sie bitte „ADDISON-Importe / DATEVSelf-Treiber / DDATEV“ (siehe nächste Abbildung)

Datev Format

Datev Format erstellen

Nachdem Sie die Belege ausgelesen haben, können Sie mit dem Button „Datev Format“ diese Belege weiter verarbeiten.

Diese Dateien werden in Ihrem Benutzerverzeichnis abgelegt. Falls in diesem Ordner noch Dateien vorhanden sind, werden Sie gefragt, ob diese Dateien gelöscht werden sollen.

Haben Sie eine DEMO-Version, werden Sie darauf hingewiesen, dass nur 5 Belege pro Monat exportiert wurden.

Windows Explorer öffnen

Sie haben nun die Datev CSV Dateien erstellt. Mit dem Button „Windows Explorer“ können Sie einen Windows Explorer öffnen. Dieser öffnet sich direkt mit dem Verzeichnis, in dem die Datev CSV Dateien auf Ihrem Rechner liegen.

Diese Dateien müssen Sie ihrem Steuerberater per Mail oder per USB-Stick zukommen lassen.
Sie können sie aber auch direkt in die meisten Finanzbuchhaltungsprogramme importieren.

Informieren Sie sich hierzu beim Hersteller Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware.

Weiter zu: PayPal Zahlungen
Zurück zu: Fibu Einstellungen

PayPal-Zahlungen

Import Paypal Kontoauszug

Download des Kontoauszuges vorbereiten

PayPal Login

Zunächst müssen Sie sich auf der PayPal Seite einloggen.

Wählen Sie bitte im Hauptmenü „Berichte / Aktivitäten herunterladen“ aus.

PayPal im neuen Design

Seit dem 15.09.2016 gibt es eine komplett neue Maske, mit dem der Kontoauszug heruntergeladen werden kann.

Wählen Sie „Aktivitäten“ und dann den Link „Herunterladen“.

Sie kommen dann zu folgender Maske:

Passen Sie bitte die Felder hier an:

Aktivieren Sie alle Felder bei Transaktionsdetails:

Aktivieren Sie alle Felder bei Auktionsdetails:

Aktivieren Sie alle Felder bei Warenkorbdetails:

Aktivieren Sie alle Felder bei Zahlungssdetails:

Speichern Sie die Einstellungen mit dem „Speichern“ Button.

Wählen Sie das Format:

Guthabenrelevant
TAB

aus.

Achten Sie bitte darauf auch wirklich das „TAB“ Format zu exportieren. Die Schnittstelle kann die beiden Formate nicht unterscheiden.

Sie können nun den entsprechenden Bericht herunterladen.

Altes Design

Zu den Beschreibungen des alten Designs kommen Sie hier:

Altes Design

PayPal Kontoauszug einlesen

Zuerst wählen Sie die Datei aus, die Sie heruntergeladen haben.

Drücken Sie auf den Button hinter dem Dateinamen. Es öffnet sich folgende Maske:

Im Benutzerverzeichnis wählen Sie das Unterverzeichnis „Download“. Dort finden Sie den Kontoauszug.
Klicken Sie nun auf den Button „PayPal Buchungen einlesen“.
Der Import kann folgendermaßen aussehen:

Buchungen nachbearbeiten

unverarbeitete PayPal Buchungen
Diese Buchungen werden nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben und müssen manuell gebucht werden.
Falls weitere Buchungen nicht verarbeitet wurden, können Sie diese als Excel-Datei oder PDF ausgeben.
Ihr Steuerberater kann diese von Hand nachbuchen.

Fehlerhafte Buchungen in den „Verarbeiteten Buchungen“
Bevor Sie die Postversanddatei oder die Datev EXTF Datei erstellen, können Sie hier nicht zugeordnete Buchungen korrigieren. Mit der Lupe haben Sie die Möglichkeit, nur diese Buchungen anzuzeigen. Tragen Sie bitte in das Belegfeld1 die korrekte Rechnungs- oder Gutschrifts-Nummer ein. Falls Sei über Einzeldebitoren buchen, müssen Sie auch das Debitorenkonto korrigieren.
Im oben gezeigten Fall wurde eine Rückzahlung in PayPal durchgeführt. Tragen Sie bitte dann in der PayPal-Maske nur die Rechnungs- oder Gutschrift-nummer ein. Nicht wie in diesem Fall beides mit zusätzlichem Text.

Mögliche Gründe für "unverarbeitete Buchungen"

Fehlende Mail-Adresse im Setup

In Fall oben konnte eine Buchung nicht verarbeitet werden, weil auf ein zusätzliches E-Mail-Konto bei PayPal gebucht wurde.
Tragen Sie bitte das E-Mail-Konto im „PayPal Setup“ nach (z.B.: PayPal@IhreUrl.de;info@IhreURL.de).
Lesen Sie danach den Kontoauszug nochmals ein.

PayPal-Einstellungen

Änderungen in der von PayPal erstellten Datei

PayPal ändert immer wieder Inhalt und Form dieser Datei. Wir implementieren diese Änderungen zeitnah in die Schnittstelle. Bitte schauen Sie in das Changelog.
z.B.: im Juni 2016 gab es eine Formatänderung, die zu folgender Fehlermelung führte:

Wenn diese Fehlermeldung bei Ihnen auftaucht, führen Sie bitte ein Update der Schnittstelle durch.

Buchungen deren Status "Offen" ist

Diese Buchungen kann die Schnittstelle nicht übernehmen, da zum Zeitpunkt des Exports noch nicht klar ist, ob diese Buchung auch durchgeführt wird.
z.B.:

PayPal Korrekturbuchungen

Teilweise schreibt PayPal Ihnen Geld, ohne Angabe eines Grundes, gut.
Diese Buchung sieht, wenn Sie die Schnittstelle nicht verarbeitet, wie folgt aus:

Diese Buchungen werden nun auch verarbeitet. In den Extended Versionen wird diese Buchung als Fehler markiert. Sie sollten den Grund der Korrektur bei PayPal erfragen und die Buchung entsprechend anpassen.

EBay Korrekturbuchungen

Hier wurden einem Händler Geld von EBay per PayPal überwiesen. Es konnte nicht nachvollzogen werden, ob es ein Erlös oder Gebühren sind. In der Buchung gab es auch keine weiteren Hinweise. Es ist diesem Fall für die Schnittstelle nicht möglich eine korrekte Buchung zu erzeugen. z.B.:

Diese Buchungen werden auf das „Korrektur“ Konto verbucht.

Buchungen bearbeiten

Sie haben die Möglichkeit die Buchungen zu verarbeiten

Excel Export
Exportieren Sie die Buchungen ins Excel
CSV Export
Exportieren Sie die Buchungen als CSV Datei
Buchungen speichern
Sie können hier die Buchungen, zur späteren Bearbeitung, speichern.
Buchungen laden
Wenn Sie den zuletzt gespeicherten Buchungsstapel noch einmal bearbeiten wollen, wird dieser mit diesem Button geladen.
Fehlerhafte Buchungen anzeigen
Mit der Lupe können Sie alle fehlerhaften Buchungen anzeigen lassen.

Wenn Sie wieder alle Buchungen anschauen möchten, drücken Sie auf folgenden Button