Afterbuy Datev Beleg Export

Belege, die in die Schnittstelle eingelesen werden, werden von der Schnittstelle im Hintergrund archiviert. Dies spielt für den Belegexport und den anschließenden Import in die Finanzbuchhaltung zuerst einmal keine Rolle.
Werden aber Zahlungen, sei es Paypal- oder Amazon-Zahlungen verarbeitet, sucht die Schnittstelle zuerst in dieser Archiv-Datei nach den passenden Belegen, bzw. nach dem Debitor, mit dem der Beleg verbucht wurde und nach Auftrags- und Rechnungsnummern. Findet die Schnittstelle hier keinen Beleg, greift sie über die Afterbuy-XML Schnittstelle direkt auf Afterbuy zu. Da Afterbuy keine Zugriffe zur Verfügung stellt, mit denen man direkt nach einer PayPal-Transactions-Nummer oder Amazon-Order-ID suchen kann, muss die Schnittstelle alle Beleg eines Zeitraums einlesen und vergleichen. Dies ist zeitaufwendig. Es empfiehlt sich daher immer, bevor man z.B. die PayPal-Zahlungen des Januars verarbeiten möchte, auch die Belege des Januars per XML-Export in die Schnittstelle einzulesen.
Die Schnittstelle archiviert diese Belege und kann sich auch nach einem Neustart der Schnittstelle an diese erinnern.
Wenn Sie die Trefferquote im Archiv erhöhen wollen, ist es sinnvoll, auch einen Afterbuy-XML-Export Datei für den Februar zu erstellen, da im Allgemeinen zu einigen Zahlungen des Januars erst im Februar die Rechnung erstellt werden. Sie müssen für den Februar keinen Datev Export erstellen, nur einmal den „Beleg Import“ durchführen.

Afterbuy lässt es leider nicht zu, alle „ausgeblendeten Belege“ per XML-API zu exportieren. Deshalb müssen Sie zuerst einen Dynamischen Export in Ihrem Afterbuy Account anlegen. Diesen kann dann die Schnittstelle importieren.

Loggen Sie sich bitte mit Ihrem Afterbuy Account auf der Afterbuy-Webseite ein.
Wählen Sie in der Menüleiste unter „Im-/Export“ den Menüpunkt „Dynamische Datenexport aus“.

Konfigurieren Sie bitte die folgende Exportvorlage. Wir haben die Vorlage „Afterbuy2Datev genannt. Sie können aber auch einen anderen Namen wählen.
Konfigurieren Sie bitte folgende Parameter:

• Exporttyp : Artikel Datenexport
• Exportformat : XML
• Ausgeblendete Artikeldaten exportieren : Ja
• Exportoptionen / Länderkennung : ISO2
• Wählen Sie ein Datumsbereich aus und wählen das Bezugsfeld : „Rechnungsdatum“
• Wählen Sie alle Felder für den Export aus (außer die Felder FreiFeld1 … X)

Folgende Felder werden nicht benötigt:

Speichern Sie die Vorlage (rechts oben in der Vorlage entweder „Vorlage anlegen“ oder „Speichern“)
Die Vorlage erscheint daraufhin in der Übersicht.
Sie können nun den Export starten, indem Sie auf das rote Kreuz klicken. Diese wird daraufhin zu einem grünen Hacken.

Legende der Icons des Dynamischen Datenexports:

	Export starten
	Export editieren

Den Export können sie, nachdem der Export beendet ist unter „Abgeschlossene Exporte“ downloaden.

Die Datei, die Sie geladen haben, müssen Sie noch entpacken.

Wählen Sie soeben geladenen und entpackte Datei aus und drücken Sie auf den Button „Afterbuy Belege importieren“.

Die Belege werden nun importiert und anschließend archiviert.
Dies ist wichtig für die Konvertierung der PayPal-Kontoauszüge und Amazon Zahlungsberichte.
Es können nur die Zahlungen den Rechnungen zugeordnet werden, deren Rechnungen auch der Schnittstelle bekannt sind.

Wenn in er Afterbuy-XML-Datei Vorgänge vorhanden sind, die keine Rechnungsnummern haben erscheint diese Warnung:

Wurden fehlerhafte Belege gefunden, können Sie sich diese mit der Lupe anschauen.
In jedem Verkauf der XML Datei ist eine Summe des Gesamtbelegs gespeichert. Weicht diese in Afterbuy gespeicherte Summe von der in der Schnittstelle errechneten Summe des Belegs ab, wird dieser Beleg als fehlerhaft markiert. Meist sind dies Belege die nachträglich manipuliert, beziehungsweise zusammengefasst wurden. Sie sollten auf jeden Fall kontrollieren, ob der Beleg von der Schnittstelle korrekt dargestellt wird.