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I. Hintergrund

Mit dem Richtlinienentwurf „VAT in the Digital Age“ (ViDA) hat die Europäische Kommission eine verpflichtende Nutzung der E-Rechnung in Verbindung mit einem Meldesystem vorgesehen. Die Umsetzung ist bis zum Jahr 2028 geplant. Die Bundesregierung hat mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März 2024 die E-Rechnungspflicht für Unternehmen implementiert. Demnach sind Firmen im innerdeutschen Geschäftsverkehr (B2B innerhalb Deutschlands) verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen und auszustellen.

II. Änderungen zum 01.01.25

  1. Für Geschäftsvorfälle „business to business“ (B2B) innerhalb Deutschlands, das heißt Fälle, in welchen beide Unternehmen, sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger den Firmensitz in Deutschland haben, müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Gleiches gilt für die in §1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete). Liegt kein Firmensitz vor, reicht auch der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt.

  2. Der Begriff E-Rechnung wurde neu definiert. Als E-Rechnung wird nur eine im XML-Format erstellte Rechnung akzeptiert. Die Struktur hierfür ist in der EU-DIN 16931 vorgegeben. Alle anderen Formate, z.B. in Papierform oder als .pdF gelten als sogenannte „sonstige Rechnungen“ und berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.

  3. Die Rechnung im XML-Format darf nicht verändert werden und muss in dem Format, in welchem sie empfangen wurde, archiviert werden. Im Falle einer Betriebsprüfung ist die Rechnung im XML-Format zur Verfügung zu stellen. Um dies zu gewährleisten, müssen die Datensätze der Rechnungen elektronisch geprüft werden. Sie erhalten – nach erfolgter technischer und sachlicher Prüfung - ein elektronisches Kennzeichen, welches den Datensatz als formal und sachlich korrekt ausweist, die sogenannte Validierung.

    WICHTIG: Nur eine validierte und archivierte E-Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug!

  4. Der unter (3.) genannte Prozess muss im Unternehmen in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein. Eine Musterverfahrensdokumentation zur Ansicht finden Sie unter folgendem Link. Bitte beachten Sie, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Darstellung ohne rechtlich verbindliche Gültigkeit handelt. Musterdokumentation ansehen.

  5. Ausnahmen gelten ausschließlich für steuerfreie Umsätze nach §4 Nummer 8 bis 29 UStG, Rechnungsbeträge bis 250,- Euro und Fahrausweise.


III. Übergangsregelungen

ACHTUNG: Es wird unterschieden zwischen Rechnungseingang und Rechnungsausgang!

  1. Für den Rechnungseingang (Empfang von Rechnungen) gibt es KEINE Übergangsfristen.

  2. Für den Rechnungsausgang (Ausstellen von Rechnungen) ist das Ausstellen von Rechnungen in anderen Formaten bis Ende 2026 erlaubt.

    Voraussetzung: Der Empfänger stimmt diesem Format zu.

  3. Für Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist für das Ausstellen von Rechnungen bis Ende 2027.

Alle Ausführungen sind unverbindlich und vorbehaltlich weiterer gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben. Sie ersetzen in keinem Fall eine Beratung durch den Steuerberater und / oder Rechtsanwalt.

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