Mit der Version „Standard“ können Rechnungen aus dem Shopware-Shop exportiert und dem Steuerberater als Postversanddatei zur Verfügung gestellt werden. Die Daten werden automatisch in das DATEV-Format umgewandelt. Ein Import in die Finanzbuchhaltung des Steuerberaters ist so ohne weitere Anpassungen möglich.
Mit der Version „Premium“ können Rechnungen und Gutschriften direkt aus dem Shopware-Shop an den Steuerberater exportiert werden. Dabei werden die Daten über eine Kontenumsetzung mit der individuellen DATEV-Debitorennummer übergeben. Lieferungen in das EU-Ausland oder in Drittländer (z.B. Schweiz, USA, etc.) werden auf die richtigen Erlöskonten gebucht.
Mit der Version „Extended“ können Rechnungen und Gutschriften direkt aus dem Shopware-Shop an den Steuerberater exportiert werden. Dabei werden die Daten über eine Kontenumsetzung mit der individuellen DATEV-Debitorennummer übergeben. Lieferungen in das EU-Ausland oder in Drittländer (z.B. Schweiz, USA, etc.) werden auf die richtigen Erlöskonten gebucht. PayPal-Kontoauszüge und Amazon-Transaktionszusammenfassungen können zusätzlich verbucht werden. Die Zahlungen werden mit dem Shopware-Shop abgeglichen und die entsprechenden Belegnummern in der Buchung eingetragen. Dadurch können die offenen Posten in der Finanzbuchhaltung verbucht werden. Buchungen werden ebenfalls für alle PayPal- oder Amazon Gebühren erzeugt.
Weiter zu: Installation der Schnittstelle
Starten Sie bitte das Programm „Shopware2Datev-Setup.exe“. Es öffnet sich Abbildung 1.
Sie können nun das Programmverzeichnis auswählen, in das das Programm installiert werden soll.
Wählen Sie nun die Komponenten aus, die installiert werden sollen.
Nun können Sie den Namen des Ordners auswählen, der im Startmenü erscheinen soll.
Nun können Sie die Installation starten.
Das Programm wird nun installiert.
Der erste Teil der Installation ist nun abgeschlossen.
Im nächsten Schritt müssen Sie die Schnittstelle konfigurieren.
Damit die Schnittstelle die Belege ihres Shops auslesen kann, müssen 3 PHP Dateien im Root-Verzeichnis ihres Onlineshop installiert werden.
Diese Dateien finden Sie im Unterverzeichnis ./PHP des Verzeichnisses, in dem die Schnittstelle installiert wurde. Kopieren Sie bitte diese Dateien mit einem FTP-Client (z.B. Filezilla) in das Root-Verzeichnis Ihres Shops. Sie können diese Dateien auch Ihrem Dienstleister, der Ihren Shop erstellt hat oder administriert zuschicken.
Unter Umständen ist es nötig, den Virenscanner bei der Installation zu deaktivieren.
Weiter zu: Einstellungen allgemein
Zurück zu: Magento 2 Datev
In der Premium Version können Sie auch auf mit „htaccess“ geschützte Webseiten zugreifen. Hierzu müssen Sie den entsprechenden Benutzernamen und Passwort unter dem URL-Pfad eintragen. Falls der Zugang nicht eingeschränkt ist, bleiben diese Angabe leer.
Die Schnittstelle exportiert die Daten aus Ihrem Web-Shop in Form einer oder mehreren XML-Dateien. Diese Dateien werden anschließend in das Datev-Postversand-Format konvertiert. Diese Dateien müssen auf ihrem Rechner zwischengespeichert werden. Diese Verzeichnisse werden beim ersten Start der Schnittstelle in Ihrem Benutzerverzeichnis erzeugt und dann hier eingetragen. Sie können diese Pfade aber auch nachträglich ändern.
Weiter zu: Proxy Einstellungen
Zurück zu: Einstellungen allgemein
(Diese finden Sie im Menü unter „Setup / Proxy“)
Falls Sie in Ihrem Netzwerk einen Proxy-Server eingerichtet haben, kann die Schnittstelle nicht direkt mit Ihrem Shop, Plenty oder Afterbuy kommunizieren. Es müssen zuerst die Daten des Proxy-Servers eingetragen werden. Diese können bei Ihrem Netzwerk-Administrator erfragt werden.
Wird Ihr Server von Datev gehostet, müssen Sie folgende Einstellungen hinterlegen.
Achtung:
Sprechen Sie dies mit Ihrem Betreuer ab.
Wenn Sie einen Proxyserver eintragen,müssen Sie auch ein Port angeben!
Weiter zu: Fibu Einstellungen
Zurück zu: Tricoma Einstellungen
(Finden Sie im Menü unter „Setup / DATEV-Einstellungen / Personenkonten„)
Personenkonten können mit einer Regel umgesetzt werden. Dabei wird aus der Kundennummer eine Debitorennummer in der Finanzbuchhaltung errechnet:
Kunden Nr. + x = Datev Konto
Hierbei ist der Wert von x frei wählbar.
Sie haben zusätzlich die Möglichkeit die Kundennummer aus einer Zeichenkette zu extrahieren.
z.B.: In Ihrem Shop lautet die Kundennummer: 2015KD12345
Tragen Sie in das Feld „Kundennummer ab der Zeichenkette“ den Text KD ein, so wird aus der Kundennummer
2015KD12345 → 12345
Ab der Version „Premium“ haben Sie zusätzlich die Möglichkeit für Zahlungsarten ein eigenes Debitorenkonto zu vergeben. Damit wird dann z.B. allen Rechnungen, die per „Nachnahme“ bezahlt werden ein spezielles Debitorenkonto zugewiesen.
Mit dem Button können Sie die wichtigsten Zahlungsarten anlegen.
Weiter zu: Sachkonten
Zurück zu: Datev-Vorlauf-Parameter
In der Demo Version werden die Belege unverschlüsselt übertragen.
In der Standard- oder Premium Version werden die Belegdaten mit einem 256Bit Schlüssel verschlüsselt.
Sie können den Belegexport mit einem Datum begrenzen. Es werden nur die Beleg bis einschließlich des angegeben Datum ausgelesen. Sie starten den Beleg-Export durch Drücken des Buttons „Belege auslesen“.
Danach werden die importieren Belege angezeigt.
Nachdem Sie die Belege aus ihrem Webshop ausgelesen haben, können Sie mit dem Button „Datev Postversanddatei“ diese Belege weiter verarbeiten. (siehe Postversanddatei erstellen weiter unten)
Werden die Belege nicht nach Zeitraum, sondern nach der Letzten OrderID selektiert, werden Sie nach Ablauf des Prozesses gefragt, ob alles korrekt auch im Datev verbucht wurde.
Antworten Sie mit „Ja“, wird der aktuell letzte Beleg in der Schnittstelle gespeichert. Beim nächsten Lauf werden dann nur alle neueren Belege exportiert.
Antworten Sie mit „Nein“, wird die aktuelle letzte Belegnummer NICHT gespeichert.
Beim nächsten Lauf werden diese Belege erneut exportiert.
Nachdem Sie die Belege ausgelesen haben, können Sie mit dem Button „Datev Format“ diese Belege weiter verarbeiten.
Diese Dateien werden in Ihrem Benutzerverzeichnis abgelegt. Falls in diesem Ordner noch Dateien vorhanden sind, werden Sie gefragt, ob diese Dateien gelöscht werden sollen.
Antworten Sie mit „Ja“, werden die vorhandenen Dateien gelöscht und die neuen Postversanddateien erstellt.
Die erstellten Dateien werden Ihnen angezeigt:
Nur für die Webshop-Schnittstelle: Nach Ablauf des Prozesses werden Sie gefragt, ob alles korrekt auch im Datev verbucht wurde. Antworten Sie mit „Ja“, wird der aktuell letzte Beleg in der Schnittstelle gespeichert. Beim nächsten Lauf werden dann nur alle neueren Belege exportiert. Antworten Sie mit „Nein“, wird die aktuelle letzte Belegnummer NICHT gespeichert. Beim nächsten Lauf werden diese Belege erneut exportiert.
Haben Sie eine DEMO-Version, werden Sie darauf hingewiesen, dass nur 5 Belege pro Monat exportiert wurden.
Es ist nun möglich, die Amazon-Buchungen nach einzelnen Monaten zu sortieren, so dass keiner der Belege doppelt, also in beiden Monaten, verbucht wird.
Sie haben nun die Postversanddateien erstellt. Mit dem Button „Windows Explorer“ können Sie einen Windows Explorer öffnen. Dieser öffnet sich direkt mit dem Verzeichnis, in dem die Postversanddateien auf Ihrem Rechner liegen.
EV01 ist die Vorlaufdatei, die Datendatei beginnt immer mit ED und einer fortlaufenden Nummer und hat keine Datei-Erweiterung. Zu ihrer Kontrolle wurde noch eine entsprechende ED000*.log Datei erstellt. In dieser Datei können Sie die exportierten Daten im Klartext ansehen.
Diese Dateien müssen Sie ihrem Steuerberater per Mail oder per USB-Stick zukommen lassen.
Sie können sie aber auch direkt in die meisten Finanzbuchhaltungsprogramme importieren.
Informieren Sie sich hierzu beim Hersteller Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware.
Achtung:
Wenn Sie die Mail mit Microsoft Outlook verschicken, muss das Format der Mail „Nur Text“ oder „HTML“ sein. Falls Sie die Mail im „Richedit-Format“ verschicken, wird an die Dateien ohne Datei-Erweiterung ein „.dat“ angehängt.
Alle Datev-Postversanddateien dürfen keine Datei-Erweiterung haben, damit ihr Steuerberater die Dateien ohne Probleme einlesen kann.
Sie können die Dateien aber auch mit einem entsprechenden PACK-Programm (ZIP, RAR, etc.) komprimieren und diese Datei dann an Ihren Steuerberater verschicken.
Für den Import ins Datev erhalten Sie auf folgender Datev-Seite Hilfe:
Datev Hilfe zum Postversand-Import
Für den Import der Postversanddatei ins Lexware erhalten Sie auf folgender Seite Hilfe:
Lexware Beschreibung für den Import
Teilgutschriften können zurzeit in Shopware nicht korrekt abgebildet werden. Dies liegt daran, dass dabei „Original Bestellung“ verändert wird. Damit stimmen die in der Shopware Datenbank abgelegten Daten, nicht mehr mit der erstellten Rechnung überein.
Um diese Problem zu umgehen, muss für die Teilgutschrift eine neue Bestellung erstellt werden.
Es gibt hierfür ein Shopware Plugin „Premium Gutschriften“.
Weiter zu: Status Upload
Zurück zu: Fibu Einstellungen
Zunächst müssen Sie sich auf der PayPal Seite einloggen.
Wählen Sie bitte im Hauptmenü „Berichte / Aktivitäten herunterladen“ aus.
Seit dem 15.09.2016 gibt es eine komplett neue Maske, mit dem der Kontoauszug heruntergeladen werden kann.
Wählen Sie „Aktivitäten“ und dann den Link „Herunterladen“.
Sie kommen dann zu folgender Maske:
Passen Sie bitte die Felder hier an:
Aktivieren Sie alle Felder bei Transaktionsdetails:
Aktivieren Sie alle Felder bei Auktionsdetails:
Aktivieren Sie alle Felder bei Warenkorbdetails:
Aktivieren Sie alle Felder bei Zahlungssdetails:
Speichern Sie die Einstellungen mit dem „Speichern“ Button.
Wählen Sie das Format:
aus.
Achten Sie bitte darauf auch wirklich das „TAB“ Format zu exportieren. Die Schnittstelle kann die beiden Formate nicht unterscheiden.
Sie können nun den entsprechenden Bericht herunterladen.
Zu den Beschreibungen des alten Designs kommen Sie hier:
Zuerst wählen Sie die Datei aus, die Sie heruntergeladen haben.
Drücken Sie auf den Button hinter dem Dateinamen. Es öffnet sich folgende Maske:
Im Benutzerverzeichnis wählen Sie das Unterverzeichnis „Download“. Dort finden Sie den Kontoauszug.
Klicken Sie nun auf den Button „PayPal Buchungen einlesen“.
Der Import kann folgendermaßen aussehen:
In Fall oben konnte eine Buchung nicht verarbeitet werden, weil auf ein zusätzliches E-Mail-Konto bei PayPal gebucht wurde.
Tragen Sie bitte das E-Mail-Konto im „PayPal Setup“ nach (z.B.: PayPal@IhreUrl.de;info@IhreURL.de).
Lesen Sie danach den Kontoauszug nochmals ein.
PayPal ändert immer wieder Inhalt und Form dieser Datei. Wir implementieren diese Änderungen zeitnah in die Schnittstelle. Bitte schauen Sie in das Changelog.
z.B.: im Juni 2016 gab es eine Formatänderung, die zu folgender Fehlermelung führte:
Wenn diese Fehlermeldung bei Ihnen auftaucht, führen Sie bitte ein Update der Schnittstelle durch.
Diese Buchungen kann die Schnittstelle nicht übernehmen, da zum Zeitpunkt des Exports noch nicht klar ist, ob diese Buchung auch durchgeführt wird.
z.B.:
Teilweise schreibt PayPal Ihnen Geld, ohne Angabe eines Grundes, gut.
Diese Buchung sieht, wenn Sie die Schnittstelle nicht verarbeitet, wie folgt aus:
Diese Buchungen werden nun auch verarbeitet. In den Extended Versionen wird diese Buchung als Fehler markiert. Sie sollten den Grund der Korrektur bei PayPal erfragen und die Buchung entsprechend anpassen.
Hier wurden einem Händler Geld von EBay per PayPal überwiesen. Es konnte nicht nachvollzogen werden, ob es ein Erlös oder Gebühren sind. In der Buchung gab es auch keine weiteren Hinweise. Es ist diesem Fall für die Schnittstelle nicht möglich eine korrekte Buchung zu erzeugen.
z.B.:
Diese Buchungen werden auf das „Korrektur“ Konto verbucht.
Sie haben die Möglichkeit die Buchungen zu verarbeiten
Wenn Sie wieder alle Buchungen anschauen möchten, drücken Sie auf folgenden Button
Nachdem Sie die Belege ausgelesen haben, können Sie mit dem Button „Datev Format“ diese Belege weiter verarbeiten.
Diese Dateien werden in Ihrem Benutzerverzeichnis abgelegt. Falls in diesem Ordner noch Dateien vorhanden sind, werden Sie gefragt, ob diese Dateien gelöscht werden sollen.
Antworten Sie mit „Ja“, werden die vorhandenen Dateien gelöscht und die neuen Postversanddateien erstellt.
Die erstellten Dateien werden Ihnen angezeigt:
Nur für die Webshop-Schnittstelle: Nach Ablauf des Prozesses werden Sie gefragt, ob alles korrekt auch im Datev verbucht wurde. Antworten Sie mit „Ja“, wird der aktuell letzte Beleg in der Schnittstelle gespeichert. Beim nächsten Lauf werden dann nur alle neueren Belege exportiert. Antworten Sie mit „Nein“, wird die aktuelle letzte Belegnummer NICHT gespeichert. Beim nächsten Lauf werden diese Belege erneut exportiert.
Haben Sie eine DEMO-Version, werden Sie darauf hingewiesen, dass nur 5 Belege pro Monat exportiert wurden.
Es ist nun möglich, die Amazon-Buchungen nach einzelnen Monaten zu sortieren, so dass keiner der Belege doppelt, also in beiden Monaten, verbucht wird.
Sie haben nun die Postversanddateien erstellt. Mit dem Button „Windows Explorer“ können Sie einen Windows Explorer öffnen. Dieser öffnet sich direkt mit dem Verzeichnis, in dem die Postversanddateien auf Ihrem Rechner liegen.
EV01 ist die Vorlaufdatei, die Datendatei beginnt immer mit ED und einer fortlaufenden Nummer und hat keine Datei-Erweiterung. Zu ihrer Kontrolle wurde noch eine entsprechende ED000*.log Datei erstellt. In dieser Datei können Sie die exportierten Daten im Klartext ansehen.
Diese Dateien müssen Sie ihrem Steuerberater per Mail oder per USB-Stick zukommen lassen.
Sie können sie aber auch direkt in die meisten Finanzbuchhaltungsprogramme importieren.
Informieren Sie sich hierzu beim Hersteller Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware.
Achtung:
Wenn Sie die Mail mit Microsoft Outlook verschicken, muss das Format der Mail „Nur Text“ oder „HTML“ sein. Falls Sie die Mail im „Richedit-Format“ verschicken, wird an die Dateien ohne Datei-Erweiterung ein „.dat“ angehängt.
Alle Datev-Postversanddateien dürfen keine Datei-Erweiterung haben, damit ihr Steuerberater die Dateien ohne Probleme einlesen kann.
Sie können die Dateien aber auch mit einem entsprechenden PACK-Programm (ZIP, RAR, etc.) komprimieren und diese Datei dann an Ihren Steuerberater verschicken.
Für den Import ins Datev erhalten Sie auf folgender Datev-Seite Hilfe:
Datev Hilfe zum Postversand-Import
Für den Import der Postversanddatei ins Lexware erhalten Sie auf folgender Seite Hilfe:
Lexware Beschreibung für den Import
Weiter zu: Einstellungen PayPal
Zurück zu: PayPal-Zahlungen
PayPal unterscheidet die Zahlungen für Einkäufe und Verkäufe auf dem Kontoauszug über die E-Mailadresse
Tragen Sie bitte in das Feld „Mail-Account“ sämtliche E-Mailadressen ein, die Sie bei PayPal-Zahlungen verwenden.
Mehrere Adressen müssen durch ein Semikolon (;) getrennt werden.
Die Schnittstelle benötigt diese Mail-Adressen, um zu unterscheiden, ob es sich bei der Buchung um einen Einkauf oder Verkauf handelt.
Folgende Konten können Sie hier festlegen:
Mit den Button „SKR03“ und „SKR04“ können Sie Vorbelegungen der Sachkonten abrufen.
Die Option „Das PayPal-Konto immer als Konto verwenden“ bezieht sich auf den Datev Buchungsstapel. Ist der Haken gesetzt, wird das PayPal Konto immer im Datev „Konto“ angesprochen, nicht im Datev Gegenkonto.
(In der PayPal2Datev Schnittstelle ab der Premium Version vorhanden)
Sie haben hier die Möglichkeit für jedes Fremdwährungskonto eine eigenes Sachkonto anzulegen.
Dies ist sinnvoll, um die Salden der unterschiedlichen Währungskonten abgleichen zu können.
Der Default Debitor wird genutzt, wenn die Schnittstelle keine Zuordnung zu einer Rechnung finden kann. Der Default Kreditor wird genutzt, wenn es sich um einen Einkauf über Ihr PayPal Konto handelt.
Es ist möglich über die Mailadresse Kreditoren von Debitoren zu unterscheiden. Hierfür müssen Sie mit dem Plus-Button eine Zeile in die Tabelle einfügen. Tragen Sie die Mailadresse in das entsprechende Feld ein und setzen Sie den Radio-Button auf Kreditor (Lieferant). Nun erscheint ein weiteres Feld, in dem Sie dem Kreditor ein eigenes Konto zuordnen können. Falls Sie hier keine Angaben machen, wird das Default-Kreditorenkonto verwendet. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem grünen Haken.
Es ist möglich über die Mailadresse Kreditoren von Debitoren zu unterscheiden. Hierfür müssen Sie mit dem Plus-Button eine Zeile in die Tabelle einfügen. Tragen Sie die Mailadresse in das entsprechende Feld ein und setzen Sie den Radio-Button auf Debitor (Kunde). Es wird nun das Default-Debitorenkonto für diese Adresse verwendet. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem grünen Haken.
Hier müssen Sie nur dann Einstellungen vornehmen, wenn Sie die Schnittstelle zwischen Shop und Paypal angepasst haben und die Information bei PayPal nicht dort gespeichert werden, wo sie normalerweise liegen!
Unter Umständen wird in Ihrem Kontoauszug die Rechnungs- oder Bestellnummer in einem anderen Feld abgespeichert. Im Normalfall müssen Sie hier nichts ändern und die Einstellung „Rechnungsnummer“ ist korrekt.
Überträgt z.B. Ihre Shop-Paypal-Plugin an PayPal nicht nur die Bestellnummer, sondern „OrderNo:12345“, so können Sie mit diesem Text-Filter den Text „OrderNo:“ entfernen.
Sie können aber auch alle Buchstaben aus dem Text „OrderNo:12345“ entfernen und es wird auch zu „12345“.
Wenn Sie Ihre Artikel über einen Marktplatz verkaufen, gibt es die Möglichkeit, das der Marktplatz auch über Ihr PayPal-Konto abrechnet.
D.h. der Kunden kauft auf dem Marktplatz, der Betrag wird direkt auf Ihrem PayPal Konto gutgeschrieben. Der Marktplatz belastet direkt nach dem Kauf aber auch Ihr PayPal Konto, mit den fälligen Gebühren des Verkaufs.
Sie haben hier die Möglichkeit über die Mailadresse diese Zahlungen zuzuordnen.
EBay führt in einigen Ländern die fällige Steuer direkt an das Finanzamt ab.
Bisher wurden diese Buchung als „Partner-Gebühr“ im Kontoauszug aufgeführt.
Dies hat sich nun geändert. Die Buchung heißt nun „Von Partner eingezogene Steuer“
Hier haben Sie die Möglichkeit, in Abhängigkeit des Landes, in dem der Verkauf getätigt wird, ein Konto für die Verbuchung anzugeben.
Weiter zu: Amazon-Zahlungen
Zurück zu: Import Kontoauszug
Folgende Zahlungen lassen sich in die Schnittstelle importieren
Bitte achten Sie darauf, nur die von Amazon selbst zur Verfügung gestellten Reports zu nutzen.
Wenn Sie einen Report mit einem frei definierten Zeitraum erstellen, ist nicht gewährleistet, dass alle Buchungen auch exportiert werden. Teilweise bricht Amazon den Report bei 600 Buchungen ab.
Des Weiteren unterscheiden sich diese Reports von den Standard Reports, so dass nicht alle Buchungsarten erkannt werden.
Loggen Sie sich bitte unter https://sellercentral.amazon.de/ mit Ihren Zugangsdaten ein.
Sie finden die Abrechnungsberichte unter „Berichte / Zahlungen / Alle Abrechnungszeiträume“.
Laden Sie bitte den Abrechnungsbericht im V2-Format herunter (vgl. Abb.2).
Abb. 2
Amazon stellt im Allgemeinen die Reports im 14 tägigen Rhythmus zur Verfügung. Manche Kunden können aber auch eine Auszahlung anfordern (Abb. 3).
Sie können auf diese Weise am Monatsende eine Auszahlung anfordern und haben damit keine monatsübergreifende (oder nur wenige monatsübergreifende) Buchungen.
Zur Kontrolle für Ihren Steuerberater können Sie die Übersicht des Abrechnungszeitraums ausdrucken (Abb. 4).
Der Betrag der Schlussbilanz muss der Gesamtsumme aller importierten Buchungen entsprechen.
Das Herunterladen der Amazon Payment Dateien funktioniert analog zum Herunterladen der Dateien für Amazon Marketplace.
Da diese Reports aber täglich erstellt werden, müssen Sie alle Reports herunterladen und am besten in ein Verzeichnis speichern.
Öffnen Sie hierzu folgenden Link und melden Sie sich mit dem Button „Anmelden“ an.
Sie können dann ähnlich wie im Amazon Seller Central Portal die Bericht laden.
Amazon zahlt unter Umständen nicht den Gesamten Betrag, den Sie von Kunden erhalten haben, an Sie aus und bildet eine „Rücklage“.
Nähere Informationen finden Sie hierzu bei Amazon: Amazon Advanced Payment Rücklagen
Nach dem Download der Amazon-Report-Datei, müssen Sie die Datei unter „Amazon Export Datei“ auswählen.
Grundsätzlich können drei Arten von Reports verarbeitet werden:
Die Reports aus dem Amazon Seller Central und dem „alten Amazon Payment“ haben den gleichen Aufbau und können von der Schnittstelle nicht unterschieden werden. Sie müssen der Schnittstelle mitteilen, um welche Art von Report es sich handelt. Dazu aktivieren Sie bitte für den Report „altes Amazon Payment“ die entsprechende Checkbox „alte Amazon Payment Dateien (Advanced Payment werden automatisch erkannt)“.
Reports aus dem „Amazon Advanced Payment“ werden von der Schnittstelle automatisch erkannt.
Weiterhin haben Sie die Möglichkeit
Ein ganzes Verzeichnis bietet sich für die Amazon-Payment-Reports an, da diese täglich von Amazon erstellt werden.
Mit dem Button „Amazon Buchungen importieren“ werden die Zahlungen der Amazon-Buchungen importiert.
Im zweiten Schritt konvertiert die Schnittstelle die Buchungen. Es dürfen keine unverarbeiteten Buchungen übrig bleiben!
(Bitte kontaktieren Sie uns, sollten bei Ihnen Buchungen stehen bleiben. Wir werden diese umgehend in die Schnittstelle aufnehmen).
Im unteren Teil sehen Sie unter „DATEV-Buchungen“ den erzeugten Buchungsstapel.
Amazon 2 DATEV:
In das Feld „Belegnummer“ wird die Amazon-Order-ID, in das Feld „Beleg“ die Artikelnummer des verkauften Artikels eingetragen.
JTL 2 DATEV:
Es werden die Amazon Order-Ids mit der JTL-Datenbank abgeglichen. Wird eine entsprechende Rechnung gefunden, wird die Belegnummer durch die JTL-Rechnungsnummer ersetzt. In das Belegfeld wird der Name des Kunden geschrieben.
XTC 2 DATEV Magnalister Spezial:
Es werden die Amazon Order-Ids mit der XTC-Datenbank abgeglichen. Wird eine entsprechende Rechnung gefunden, wird die Belegnummer durch die XTC-Rechnungsnummer ersetzt. In das Belegfeld wird der Name des Kunden geschrieben.
Für eine bessere Lesbarkeit haben wir die unterschiedlichen Buchungen farblich markiert.
z.B.:
am 03.01.2016 verkaufen Sie für 100 GBP Waren nach Großbritannien, die Rechnung wird zum aktuellen Wechselkurs in der Warenwirtschaft in Euro umgerechnet.
Es entsteht die Buchung
Datum | Konto | Gegenkonto | Betrag GBP | Betrag Euro |
---|---|---|---|---|
03.01.16 | 8400 | 65000 | 100,00 | 131,91 |
Amazon zahlt nun z.B. am 10.01.16 die 100 GBP abzüglich Gebühren aus.
Im Report sehen wir allerdings nur den Amazon-Auszahlungsbetrag in GBP. Wir sehen nicht, wieviel Euro auf Ihrem Bankkonto ankommen, d.h. es könnten bei der Auszahlung aus den 100,00 GBP am 10.01.16 z.B. 132,50 Euro, aber auch, wenn der Wechselkurs zu diesem Zeitpunkt, den die Bank berechnet, schlechter ist, nur 130,10 Euro ankommen.
Diesen Wechselkurs, den die Bank nutzt, kennen wir nicht, dementsprechend, können wir auch die Kursdifferenz nicht „automatisch“ ermitteln. Zusätzlich kommt hinzu, dass der Betrag abzüglich der Gebühren auf dem Bankkonto ankommt.
Diese Kursdifferenzen müssen manuell gebucht werden.
Zusätzlich kann die Schnittstelle unterschiedliche Umrechnungskurse für die Erlösbuchung des Belegs und die Zahlungsbuchung nutzen.
Sie haben die Möglichkeit die Buchungen zu verarbeiten
Wenn Sie wieder alle Buchungen anschauen möchten, drücken Sie auf folgenden Button
Nachdem Sie die Belege ausgelesen haben, können Sie mit dem Button „Datev Format“ diese Belege weiter verarbeiten.
Diese Dateien werden in Ihrem Benutzerverzeichnis abgelegt. Falls in diesem Ordner noch Dateien vorhanden sind, werden Sie gefragt, ob diese Dateien gelöscht werden sollen.
Antworten Sie mit „Ja“, werden die vorhandenen Dateien gelöscht und die neuen Postversanddateien erstellt.
Die erstellten Dateien werden Ihnen angezeigt:
Nur für die Webshop-Schnittstelle: Nach Ablauf des Prozesses werden Sie gefragt, ob alles korrekt auch im Datev verbucht wurde. Antworten Sie mit „Ja“, wird der aktuell letzte Beleg in der Schnittstelle gespeichert. Beim nächsten Lauf werden dann nur alle neueren Belege exportiert. Antworten Sie mit „Nein“, wird die aktuelle letzte Belegnummer NICHT gespeichert. Beim nächsten Lauf werden diese Belege erneut exportiert.
Haben Sie eine DEMO-Version, werden Sie darauf hingewiesen, dass nur 5 Belege pro Monat exportiert wurden.
Es ist nun möglich, die Amazon-Buchungen nach einzelnen Monaten zu sortieren, so dass keiner der Belege doppelt, also in beiden Monaten, verbucht wird.
Sie haben nun die Postversanddateien erstellt. Mit dem Button „Windows Explorer“ können Sie einen Windows Explorer öffnen. Dieser öffnet sich direkt mit dem Verzeichnis, in dem die Postversanddateien auf Ihrem Rechner liegen.
EV01 ist die Vorlaufdatei, die Datendatei beginnt immer mit ED und einer fortlaufenden Nummer und hat keine Datei-Erweiterung. Zu ihrer Kontrolle wurde noch eine entsprechende ED000*.log Datei erstellt. In dieser Datei können Sie die exportierten Daten im Klartext ansehen.
Diese Dateien müssen Sie ihrem Steuerberater per Mail oder per USB-Stick zukommen lassen.
Sie können sie aber auch direkt in die meisten Finanzbuchhaltungsprogramme importieren.
Informieren Sie sich hierzu beim Hersteller Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware.
Achtung:
Wenn Sie die Mail mit Microsoft Outlook verschicken, muss das Format der Mail „Nur Text“ oder „HTML“ sein. Falls Sie die Mail im „Richedit-Format“ verschicken, wird an die Dateien ohne Datei-Erweiterung ein „.dat“ angehängt.
Alle Datev-Postversanddateien dürfen keine Datei-Erweiterung haben, damit ihr Steuerberater die Dateien ohne Probleme einlesen kann.
Sie können die Dateien aber auch mit einem entsprechenden PACK-Programm (ZIP, RAR, etc.) komprimieren und diese Datei dann an Ihren Steuerberater verschicken.
Für den Import ins Datev erhalten Sie auf folgender Datev-Seite Hilfe:
Datev Hilfe zum Postversand-Import
Für den Import der Postversanddatei ins Lexware erhalten Sie auf folgender Seite Hilfe:
Lexware Beschreibung für den Import
Weiter zu: Einstellungen
Zurück zu: Amazon-Zahlungen
(Diese finden Sie im Menü unter Setup / Zahlungen / Amazon / Allgemeine Einstellungen)
Sonstige Einstellungen:
Mit dem Aktivieren der Checkboxen in den Sonstigen Einstellungen können Sie festlegen, ob:
- die im Amazon-Kontoauszug verarbeiteten Buchungen gelöscht werden sollen.
- die Reihenfolge der Buchungen im DATEV nach Datum sortiert dargestellt werden soll.
- nach Möglichkeit die Buchungen der Zahlungen zusammengefasst werden sollen.
- die Amazon VCS Belegnummern gekürzt werden sollen
Mit dem Aktivieren der Checkboxen in den Einstellungen für Rechnungen mit Zahlungsziel können Sie festlegen, ob:
- das Datum bei Amazon Seller Central mit 30-tägigem Zahlungsziel überprüft werden soll.
- ein Hinweis bei einem veränderten Zahlungsdatum ausgeben werden soll
Weiter zu: Amazon Market Place
Zurück zu: Einstellungen
(Diese finden Sie im Menü unter Setup / Payment-Module / Amazon /Amazon Marketplace)
An dieser Stelle können die Konten zur Verbuchung der Zahlungen festgelegt werden.
Das Amazon-Konto kann entweder
Beachten Sie aber, dass Amazon keinen Bankstatus hat!
Sie haben 2 Möglichkeiten das Konto zuzuordnen:
Die Marktplatzzuordnung hat die höhere Priorität, d.h. im oben abgebildeten Fall wird „Amazon.de“ dem Konto 1221 zugeordnet. „Amazon.fr“ würde dem Konto 1220 zugeordnet, da es sich um eine „EUR“ Konto handelt. Sie können jedem Markplatz ein eigenes Konto, Geldtransit-Konto und auch Steuerschlüssel und Sachverhalt zuordnen. Bitte sprechen Sie dies mit Ihrem Steuerberater ab.
Wenn Sie die Zuordnung über die Marktplätze machen, sieht es wie folgt aus:
Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, den Gesamtbetrag eines Zahlungsreports auf ein Geldtransfer-Konto zu buchen.
Dies erleichtert Ihnen die Abstimmung des Amazon Kontos.
Es handelt sich um den Betrag, den Amazon Ihnen auf Ihr Bankkonto überweist.
Über die Schnittstelle haben Sie die Möglichkeit den § 13b UStG auf die Amazon-Gebühren anzuwenden.
Hierfür aktivieren Sie die Checkbox „13b auf Amazon Gebühren anwenden“. Im Feld „Steuerschlüssel“ tragen
Sie den entsprechenden Steuerschlüssel ein.
Bitte wenden Sie sich in sachlichen Fragen zur Anwendung des § 13b UStG auf die Amazon-Gebühren an Ihren Steuerberater!
Zur Verbuchung der verschiedenen Sachverhalte stehen die belegdatumsabhängigen Standard-Steuerschlüssel 91, 92, 94 oder 95 zur Verfügung.
Um den korrekten Ausweis in der UStVA zu erreichen, muss bei der Buchung von § 13-b-Sachverhalten der jeweilige Sachverhalt angegeben werden.
Sie erreichen dies, wenn Sie in der Datev den Auswahldialogs aufrufen und hier „Steuer-/Berichtigungsschlüssel auswählen“ verwenden. Hier können Sie den Steuerschlüssel mit der Kombination des richtigen Sachverhalts auswählen oder wenn Sie den Sachverhalt in den Eigenschaften bei L+L-Sachverhalt (Immer Sachverhalt eingeben oder Immer gewählten Sachverhalt verwenden) hinterlegen.
Überblick der Sachverhalte im Datev CSV Format
Sachverhalte nach § 13b UStG beim Leistungsempfänger | Sachverhalt-Nr |
---|---|
Bezogene Leistungen von im Ausland ansässigem Unternehmer (Nr. 1) | 1 |
Lieferung sicherungsübereigneter Gegenstände (Nr. 2) | 2 |
Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen (Nr. 3) | 3 |
Bauleistungen eines im Inland ansässigen Unternehmers (Nr. 4) | 4 |
Lieferung von Gas und Elektrizität von im Ausland ansässigem Unternehmer (Nr. 5) | 5 |
Im Inland steuerpflichtige sonstige Leistungen von im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigem Unternehmer (gültig ab 2010) | 7 |
Treibhausgasemissionszertifikate (Nr. 6) (gültig ab 01.07.2010) | 8 |
Altmetall/Schrott/Plastikabfälle o. ä. (Nr. 7., Anlage 3) (gültig ab 01.01.2011) | 9 |
Gebäudereinigung (Nr. 8) (gültig ab 01.01.2011) | 10 |
Lieferungen von Gold (Nr. 9) (gültig ab 01.01.2011) | 11 |
Lieferungen von Mobilfunkgeräten sowie von integrierten Schaltkreisen (Nr. 10) (gültig ab 01.07.2011) | 12 |
Lieferungen von Gas oder Elektrizität sowie von Wärme oder Kälte eines im Inland ansässigen Unternehmers (gültig ab 01.09.2013) | 13 |
Lieferungen der in Anlage 4 bezeichneten Gegenstände | 16 |
Bitte wenden Sie sich in sachlichen Fragen zur Anwendung des § 13b UStG auf die Amazon-Gebühren an Ihren Steuerberater!
Die unterschiedlichen Gebühren können auf ein Konto gebucht werden. Um Ihre Kosten auszuwerten, können Sie diese auch auf unterschiedliche Konten buchen. Tragen Sie diese in die entsprechenden Felder ein.
Die Schnittstelle trägt im Default das Sachkonto „Verkaufsprovisionen“ ein. Im SKR03 ist dies das Konto 4760.
Für die „Rückerstattung für verlorene Ware“ kann das Sachkonto „Versicherungsentschädigung“ genutzt werden.
Im SKR03 ist dies das Konto 2742.
Diese Buchung ist „laut Aussage Amazon“ eine Rabatt auf FBA Gebühren, einschließlich Multi-Channel-Gebühren für außer Amazon.com Aufträgen.
Klären Sie dies aber bitte mit Amazon und Ihrem Steuerberater ab.
Weiter zu: Amazon (Advanced) Payment
Zurück zu: Allgemeine Einstellungen
(Diese finden Sie im Menü unter „Setup / Payment-Module/ Amazon/ Amazon Pay“)
Es sind zwei Arten von Amazon Payment zu unterscheiden:
Bei Amazon Payment gibt es nur eine Gebühr.
Zusätzlich gibt es Ausgleichszahlungen, d.h. Amazon behält einen Teil Ihres Guthabens ein, das erst zu einem späteren Zeitpunkt ausbezahlt wird.
Sie haben zusätzlich die Möglichkeit den Gesamtbetrag eines Zahlungsreports auf ein Geldtransfer-Konto zu buchen.
Dies erleichtert Ihnen die Abstimmung des Amazon Kontos.
Es handelt sich um den Betrag, den Amazon Ihnen auf Ihr Bankkonto überweist.
Dies ist nur für das „alte Amazon Payment“ relevant.
Über die Schnittstelle haben Sie die Möglichkeit, den § 13b UStG auf die Amazon-Gebühren anzuwenden.
Hierfür aktivieren Sie die Checkbox „13b auf Amazon Gebühren anwenden“. Im Feld „Steuerschlüssel“ tragen
Sie den entsprechenden Steuerschlüssel ein.
Bitte wenden Sie sich in sachlichen Fragen zur Anwendung des § 13b UStG auf die Amazon-Gebühren an Ihren Steuerberater!
Zur Verbuchung der verschiedenen Sachverhalte stehen die belegdatumsabhängigen Standard-Steuerschlüssel 91, 92, 94 oder 95 zur Verfügung.
Um den korrekten Ausweis in der UStVA zu erreichen, muss bei der Buchung von § 13-b-Sachverhalten der jeweilige Sachverhalt angegeben werden.
Sie erreichen dies, wenn Sie in der Datev den Auswahldialogs aufrufen und hier „Steuer-/Berichtigungsschlüssel auswählen“ verwenden. Hier können Sie den Steuerschlüssel mit der Kombination des richtigen Sachverhalts auswählen oder wenn Sie den Sachverhalt in den Eigenschaften bei L+L-Sachverhalt (Immer Sachverhalt eingeben oder Immer gewählten Sachverhalt verwenden) hinterlegen.
Überblick der Sachverhalte im Datev CSV Format
Sachverhalte nach § 13b UStG beim Leistungsempfänger | Sachverhalt-Nr |
---|---|
Bezogene Leistungen von im Ausland ansässigem Unternehmer (Nr. 1) | 1 |
Lieferung sicherungsübereigneter Gegenstände (Nr. 2) | 2 |
Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen (Nr. 3) | 3 |
Bauleistungen eines im Inland ansässigen Unternehmers (Nr. 4) | 4 |
Lieferung von Gas und Elektrizität von im Ausland ansässigem Unternehmer (Nr. 5) | 5 |
Im Inland steuerpflichtige sonstige Leistungen von im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigem Unternehmer (gültig ab 2010) | 7 |
Treibhausgasemissionszertifikate (Nr. 6) (gültig ab 01.07.2010) | 8 |
Altmetall/Schrott/Plastikabfälle o. ä. (Nr. 7., Anlage 3) (gültig ab 01.01.2011) | 9 |
Gebäudereinigung (Nr. 8) (gültig ab 01.01.2011) | 10 |
Lieferungen von Gold (Nr. 9) (gültig ab 01.01.2011) | 11 |
Lieferungen von Mobilfunkgeräten sowie von integrierten Schaltkreisen (Nr. 10) (gültig ab 01.07.2011) | 12 |
Lieferungen von Gas oder Elektrizität sowie von Wärme oder Kälte eines im Inland ansässigen Unternehmers (gültig ab 01.09.2013) | 13 |
Lieferungen der in Anlage 4 bezeichneten Gegenstände | 16 |
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Beim ersten Öffnen des Reiters „Changelog“ sind noch keine Daten eingetragen.
Klicken Sie den Button „Changelog aktualisieren“ an, werden alle Veränderungen, die es in Ihrer Schnittstelle gibt, von unserem Server geladen und auf Ihrem Rechner gespeichert. Sie können diesen Button jederzeit wieder anklicken. Dabei wird dann die Historie der Änderungen aktualisiert.
Jetzt sind alle Änderungen, die wir an der Schnittstelle durchgeführt haben, ersichtlich.
Links sind die entsprechenden Versionen zu sehen, rechts die Änderungen im Einzelnen.
Die Version, die aktuell auf dem Rechner installiert ist, ist grün markiert
.
Haben Sie einen Updatevertrag abgeschlossen, kann der Update-Vertrag über den Button „Update Vertrag aktivieren“ aktiviert werden. Klicken Sie den Button an, kontrolliert die Schnittstelle die Gültigkeit der Lizenz und zeigt die Dauer des Vertrages an.
Aktualisieren Sie Ihre Version der Schnittstelle, indem Sie den Button „Nach Updates suchen“ anklicken.
Die neue Version wird per ftp von unserem Web-Server geladen.
Möglicherweise verhindert Ihr Virenscanner oder Ihre Firewall das Update.
Ist dies der Fall, deaktivieren Sie bitte kurzzeitig Ihren Virenscanner und oder Ihre Firewall.
Jetzt kann die neue Version auf dem Rechner installiert werden.
Nach erfolgter Installation wird die Schnittstelle erneut gestartet.
Zu Beginn des Updates werden Sie mit folgender Maske aus die möglichen Probleme beim Update hingewiesen.
Der Zugriff auf unsere Webseite, um den neuen Setup herunterzuladen erfolgt über eine FTP-Zugriff. Es kann nun sein, das Ihr Virenscanner oder die Windows Firewall dies verhindert.
Unter Umständen ist es nötig, den Virenscanner bei der Installation zu deaktivieren. z.B.:
suchen Sie bitte unter den Systemsteuerungen die Firewall.
Wählen Sie die Firewall aus.
Klicken Sie bitte auf „Windows-Firewall“ ein- oder ausschalten und deaktivieren Sie die Firewall.
Führen Sie nun das Update der Schnittstelle erneut durch.
Aktivieren Sie danach unbedingt danach wieder die Firewall
Sie können auch für die jeweilige Schnittstelle eine Ausnahme in Ihrer Firewall konfigurieren.
Fragen Sie hierzu Ihren System-Administrator.
Grundlegendes zur Firewall Ausnahmen erfahren Sie unter:
Grundlegendes zu Windows-Firewall-Ausnahmen
Wählen Sie in den Eistellungen der Firewall „Eine App oder ein Feature durch die Windows-Firewall zulassen“
Sie können in der Firewall die Kommunikation der Schnittstelle freischalten.
Diese Maske kann je nach Betriebssystem unterschiedlich aussehen.